Het belang van aantoonbare kwaliteitszorg en -verbetering
Binnen ieder vakgebied zijn (wettelijke) eisen en normen vastgesteld op basis waarvan de kwaliteit van de binnen het vakgebied uitgevoerde processen kan worden gemeten en verbeterd. Vaak zijn deze kwaliteitsnormen en -eisen vastgesteld vanuit verschillende invalshoeken. Hierdoor komt het vaak voor dat gestelde eisen en normen elkaar gedeeltelijk overlappen of dat er soms zelfs verschillende eisen worden gesteld. Om overzicht te bieden in dit woud van normenkaders en wet- en regelgeving zijn binnen VHIC Frameworks ontwikkeld op verschillende deelgebieden: Informatiebeheer en Archivering (IBA), Privacy en Informatieveiligheid (PIV), Ethiek en Integriteit (ENI), Burgerzaken (BUZ) en Rechtmatigheid (REV). In dit artikel leggen we de methodiek achter onze Frameworks uit en presenteren wij de nieuw toegevoegde steekproefmodule.
Ieder deelgebied een eigen Framework
Voor ieder Framework heeft onze redactie gekeken naar de eisen uit de verschillende normenkaders en de wet- en regelgeving: welke eisen gaan over hetzelfde, zit er overlap in deze eisen, hoe kunnen de gestelde eisen geconcretiseerd (en dus meetbaar) worden. Op deze manier hebben we de eisen gebundeld en vertaald volgens de SMART methodiek: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Deze bundeling en vertaling noemen wij de SMART controls. Ieder Framework heeft via deze methodiek een eigen set van controlepunten. Deze SMART controls zijn eenduidig gekoppeld aan de werkprocessen die een organisatie uitvoert, evenals aan de specialisten die het werkproces uitvoeren en de leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor de correcte uitvoer van de processen. Met behulp van de GRC tool van Recourse (het software product dat onze methodiek faciliteert) worden de SMART controls uitgezet in de organisatie. Op deze manier wordt gemeten of aan de gestelde eisen wordt voldaan. Is dit (nog) niet het geval dan is het mogelijk om aan te geven waarom nog niet aan de eisen wordt voldaan en/of welke verbeteracties hier richting de toekomst aan gekoppeld worden.
Eenvoudige rapportage en verbeterplan
Wanneer alle SMART controls zijn uitgestuurd in de organisatie en zijn ingevuld is het mogelijk om een rapportage op te maken. De centrale spindiagram biedt eenvoudig en snel overzicht hoe uw organisatie scoort t.o.v. de belangrijkste meetpunten. Door in te zoomen kunt u per SMART control zien hoe uw organisatie scoort en kunt u ook de verbeterpunten zien. Daarnaast is het mogelijk om per normenkader, bijvoorbeeld de 8 KPI’s voor het informatie- en archiefbeheer van de VNG, een rapportage uit te draaien. Zo heeft u direct de basis voor uw (twee)jaarlijkse verantwoording richting de gemeenteraad over de staat van het informatie- en archiefbeheer in uw organisatie. Doordat ook verbeteracties zijn toegevoegd door de personen (specialisten en leidinggevenden) in de organisatie kunt u eenvoudig het verbeterplan uitdraaien en presenteren.
Nieuw: de steekproefmodule
Naast het verantwoorden hoe aan de kwaliteitsnormen en -eisen wordt voldaan, is het in sommige gevallen ook van belang dat aangetoond wordt dát dit in de praktijk ook daadwerkelijk zo uitgevoerd wordt. Dit kan enerzijds door te verwijzen naar afspraken (vastgestelde processen en procedures) in de organisatie. Echter zegt dit nog niets over óf er ook op deze manier wordt gewerkt en of de gewenste output ook wordt behaald. Om dit in de praktijk te kunnen toetsen is de steekproevenmodule toegevoegd. U kunt als klant zelf bepalen wat u wilt uitvragen. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen een controle uit te voeren op de registratie van dossiers, de omgang met persoonsgegevens, het bijwerken van de Basisregistratie Personen (BRP), het toekennen van archiefkenmerken aan een dossier of de kwaliteit van een uitgevoerde scan. VHIC helpt u met het inrichten van de vragenlijsten, maar kan ook de kwaliteitscontroles voor u uitvoeren en over de uitkomsten rapporteren.
Demonstratie?
Bent u nieuwsgierig naar wat wij of onze Frameworks voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op via 088 – 053 5400.