iTem: Hotspot
Al zo’n 30 jaar werk ik in het informatiebeheer. In die 30 jaar is veel veranderd. Al tijdens m’n opleiding werd al veel gepraat en gepubliceerd over een digitale informatiemaatschappij, over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. En nu, als gevolg van de Corona-crisis, zit dit in een gigantische stroomversnelling. Ook -of zelfs?- DIV-afdelingen werken nu op afstand. In de jaren ’90 en het eerste decennium van deze eeuw was dat nog een vergezicht. Zelfs tot voor kort zag nog lang niet iedereen de mogelijkheden, de voor- en nadelen. In veel organisaties was op afstand en thuiswerken voorbehouden aan een select gezelschap van medewerkers. Nu niet meer. Je mag niet thuiswerken: je moet. Je mag niet op kantoor komen! Of in elk geval zo weinig mogelijk. Alleen voor de noodzakelijke werkzaamheden.
Welke kant zal het verder op gaan met het informatiebeheer? Ad Hominem geeft een mogelijke richting die ingeslagen kan worden. Goed om hierbij stil te staan. We kunnen hoopvol, kritisch of angstig zijn voor de wereld na corona. Op allerlei gebied worden ideeën geopperd en verwachtingen uitgesproken. Het is koffiedik kijken en dat kan met een positieve blik.
In de archieven van de BV Nederland zal, zoals het er nu naar uitziet, het nodige materiaal over de Corona-crisis aanwezig zijn. Het is een hotspot die niet over het hoofd gezien wordt. Het Nationaal Archief, regionale en lokale archieven zijn of gaan er mee aan de slag. En zoals het vandaag de dag hoort worden er richtlijnen voor gemaakt en verwezen naar handreikingen voor hotspots. De relatie met de in het zaaksysteem opgenomen werkprocessen wordt onderzocht en in beeld gebracht. Het kan niet misgaan! Of misschien wel? Omdat eenieder met dezelfde richtlijnen en handreikingen aan de gang gaat. We vinken de stappen af die we hebben genomen om de Corona crisis op te nemen als hotspot. Het middel ‘hotspot’ wordt een doel. Zo werken we vandaag de dag. We doen ons werk bij voorkeur zo efficiënt mogelijk, binnen de spreadsheet, protocollen en procedures. Alles wat daarbuiten valt doen we niet. Tussendoor babbelen we wat over creatief denken, omdenken en ‘out of the box’-denken en werken. Prima, zolang je dat niet in de praktijk brengt. In de praktijk volg je de richtlijnen, regels en procedures. Ik vraag me af of dat de archieven oplevert die we graag willen.
We gaan een onzekere tijd tegemoet. Ik ben benieuwd hoe de wereld er volgend jaar april uitziet en welke oude en nieuwe paden we met elkaar inslaan. Op alle gebieden. En welke weerslag dit heeft op het informatiebeheer en de manier waarop we ons werk kunnen en willen doen. Ik ervaar de huidige manier van werken als een manier die erg gericht is op de systemen, processen (of zaaktypen), procedures en control. Misschien moet dat in de digitale wereld waarin we terecht zijn gekomen. Maar houd de ruimte voor creativiteit in de gaten! Daarin kunnen we onderscheidend zijn.
Jack Karelse