Wat is de juiste werkwijze m.b.t. de nieuwe selectielijst voor procestype 11: Toestemming verlenen?

Beste Zaalberg,
In de nieuwe gemeentelijke selectielijst 2017 staat bij procestype 11 Toestemming verlenen, onderdeel 11.1.6, o.a. de omgevingsvergunning genoemd. Bij de selectiegegevens staat als waardering: Bewaren. Betekent dit dat alle bij dit proces behorende stukken bewaard dienen te blijven? Voorheen was er een deel te bewaren stukken en een deel te vernietigen stukken bij dit proces.

Antwoord
We kunnen uw vraag heel kort beantwoorden: ja.
Een compleet antwoord op uw vraag vindt u in paragraaf 4.4 en verder in de Handreiking bij de selectielijst:
“Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.”

In de Handreiking vindt u ook richtlijnen voor opschoning en voor- en nadelen van toepassing van opschoning. U vindt de Handreiking o.a. op de website van de VNG.

Hoewel er geluiden opgaan in de toekomst helemaal geen selectie op vernietiging toe te passen, zijn wij hier geen voorstander van. Wij denken dat het, ook in de toekomst, verstandig is informatie die hiervoor in aanmerking komt en niet meer nodig is te selecteren op vernietiging. In geautomatiseerde systemen moet het mogelijk zijn om per document in een zaaktype aan te geven of het document nodig is voor bewijs of niet. Een blijvend te bewaren dossier dat nog dubbelen bevat, of versies die niet meer nodig zijn, dient naar onze mening geschoond te worden voordat het wordt opgenomen in het e-depot.