Inspraakreacties en zienswijzen
Beste Zaalberg,
Ik mis in de selectielijst van 2017 en 2020 de waardering van het behandelen van een inspraakreactie en/of zienswijze. Zeker bij procedures m.b.t. het opstellen van ruimtelijke plannen worden deze mogelijkheden geboden. Ook kunnen inwoners een zienswijze indienen op een aanvraag omgevingsvergunning. Onder welke procestype kunnen we deze zaken laten vallen. in de selectielijst 2012 kom ik zienswijzen nog wel tegen onder ruimtelijke plannen, voorbereiding met een termijn van 20 jaar.
Antwoord:
Het klopt dat de Selectielijsten 2017 en 2020 niet praten over zienswijzen en inspraakreacties. Deze documenten worden namelijk gezien als onderdeel van het grotere proces. De zienswijzen en inspraakreacties krijgen daarmee de bewaartermijn van de zaak waar ze bij horen.
Indien ze horen bij een bestemmingsplan geldt dus resultaat 9.1.3, bij een omgevingsvergunning geldt 11.1.5 en voor inspraakreacties bij nieuw beleid 2.1.1. Daarbij verplicht de selectielijst u om de vastgestelde/verleende exemplaren te bewaren, meer niet. Andere documenten mag u ‘opschonen’.
In de selectielijst 1996 werd een bewaartermijn van 20 jaar gesproken als een voorbereiding. De huidige selectielijst maakt geen onderscheid tussen voorbereiding en vaststelling. De termijn van 20 jaar had betrekking op de overbrengingstermijn van 20 jaar. In de nieuwe archiefwet wordt die termijn teruggebracht naar 10 jaar. Daarnaast zijn er organisaties die geen tijd meer willen besteden aan het arbeidsintensieve opschonen van (digitale) dossiers. De huidige selectielijst verplicht daarom bewust organisatie niet tot het opschonen van dossiers. De mogelijkheid wordt wel geboden, maar is dus niet verplicht. De selectielijst geeft daarnaast ook geen termijn meer voor opschoning. Of een organisatie dus wil opschonen en op welk tijdstip wordt geheel aan de organisatie overgelaten.
Indien u zienswijzen en inspraakreacties wilt opschonen, lijkt het logisch om dat op het moment van overbrenging te doen. Maar u bent daar dus geheel vrij daarin.