Hoe om te gaan met verschillende zaaktypen voor één proces?

Beste Zaalberg,
Wij zijn bezig een zaaksysteem in te richten. Vanuit de gemeentelijke selectielijst is het ons niet duidelijk hoe lang het proces van afgehandelde aangiften met betrekking tot akten van de burgerlijke stand bewaard moeten blijven. Bijvoorbeeld voor echtscheiding. Moeten alle documenten in het proces van aangifte 110 jaar bewaard blijven (selecttool 7.1.5)? Op basis van selecttool 7.1.21, zou je ook kunnen zeggen dat de documenten uit het proces maar 1,5 jaar bewaard hoeven te worden. De akte zelf, en de aantekening van echtscheiding daarop, hoe lang moet die dan bewaard worden? En hoe kun je dit makkelijk inrichten in een zaaksysteem? Moet je dan twee verschillende zaaktypen inrichten voor iets wat nu één proces is? Een voor de afhandeling van het proces, en een voor de akten? Daarnaast vraag ik mijzelf af wat er in de toelichting bij selecttool 7.1.5 bedoeld wordt met “Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd.” Gaat dit dan om vluchtelingen die in Nederland willen trouwen?

Antwoord
De resultaten zoals die in de selectielijst 2017 staan vermeld komen rechtstreeks uit bijlage 6 van de regeling BRP.

De bijlage zegt dat akten in ieder geval 110 jaar bewaard moeten worden. Bescheiden die gebruikt zijn om die akten op te stellen mogen na 1,5 jaar weg. Dat is procesmatig in  zaaksystemen lastig in te richten, omdat er eigenlijk hier gepraat wordt over een ‘opschoningstermijn’. De meeste zaaksystemen hebben geen geautomatiseerde functie om zaken automatisch te kunnen schonen. Hoe dit praktisch wordt aangepakt, is een vraag waar veel organisaties nog mee zitten.

Een manier om dit in dit specifieke geval aan te pakken, zou zijn om de akten, na afhandeling van de zaak, uit de zaak te halen en ergens anders op te slaan (dit wordt overigens vaak al door Burgerzaken zelf gedaan). Maar dit zou dan een handmatige actie moeten zijn. Het inrichten van 2 zaaktypen zien wij niet als een goede optie.

‘Niet reproduceerbaar uit een Nederlands register’ staat dus voor documenten die niet uit een Nederlands register komen. Het betreft meestal huwelijksakten uit het buitenland en geboorteaktes.

Voor vluchtelingen die in Nederland willen trouwen geldt dat ze documenten moeten aanleveren die niet uit een Nederlands register zijn te halen. Deze documenten vallen dan ook onder de termijn van 110 jaar.

NB: de selecttool is een hulpmiddel om de selectie van gemeentelijke archieven te vergemakkelijken en kan gratis gedownload worden.