Wat zijn geschikte zaaktypes die een advocaat kan gebruiken?

Beste Zaalberg,

We hebben een advocaat in dienst genomen die stukken wil gaan opslaan. Het gaat onder andere om vonnissen die 20 jaar te bewaren zijn en andere stukken die 5 jaar bewaard moeten blijven. Ik kan hiervoor echter geen zaaktypes vinden. Wat is een geschikt zaaktype?

Antwoord
Als de juriste in dienst is genomen, is ze dus onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Daarmee ‘moet’ zij voldoen aan de gemeentelijke selectielijst. In de selectielijst staat niets vermeld over 20 jaar voor juridische kwesties. Wij vermoeden dat dit een zelf gekozen termijn betreft. Onze eerste vraag zou dus zijn waar die 20 jaar (en die 5 jaar) vandaan komt. Immers, bijzondere vonnissen (die invloed hebben op een te bewaren zaak) dient de gemeente te bewaren.

Het juiste zaaktype in het Model-DSP zal afhangen van welk proces de gemeente uitvoert. Voor juridische kwesties zal dat meestal B0758 Beroep zijn (of één van de verschillende bezwaarprocessen).

Wij kunnen ons ook voorstellen dat zij advies moet uitbrengen over zaken die spelen in de gemeente. Dat advies hoort thuis in de originele zaak. Er zou daarnaast ook gebruik kunnen worden gemaakt van een subproces waarbij een behandeld ambtenaar een subzaak start op basis van het zaaktype B1367 Advisering intern. Deze keuze hangt af van hoe de gemeente het werkproces wil inrichten:

Zet de ambtenaar de hele zaak door naar de juriste of start hij/zij een subzaak en stuurt hij/zij die subzaak door naar de juriste?

Vraag is dus ook of het zin heeft om alle zaaktypen op haar naam te zetten. Juridische kwesties hebben een startpunt dat meestal of van buiten komt (bezwaarschrift/beroepschrift), of intern getriggerd wordt vanuit een al bestaande zaak. Het zal dus zelden voorkomen dat de juriste zelf een zaak zal starten en dus zelf een zaaktype moet kiezen.

Er zijn weinig zaaksystemen die het mogelijk maken om een document uit een zaak een andere bewaartermijn te geven. Deze mogelijkheid is wel opgenomen in de i-Navigator, maar is (nog) geen functie in zaaksystemen. Dus dat lijkt ons geen optie.

Al met al dient u zich dus af te vragen waarom de advocaat 20 jaar wil aanhouden en voor welke zaken dat dan zou moeten gelden. Aangezien ook dit gemeentelijke stukken zijn, dient wel zoveel mogelijk naar de gemeentelijke selectielijst gekeken te worden. Afwijken van het Model-DSP zouden wij voorkomen. Daarin is namelijk de selectielijst verwerkt en zijn alle bewaartermijnen al bepaald. Afwijken van het Model-DSP kan uiteraard wel, maar zou betekenen dat er dus ook van de selectielijst wordt afgeweken en daar dient u een onderbouwde reden voor hebben.