Gemeentelijke selectielijst

Beste Zaalberg,

Vorige week heb ik het Webinar gemeentelijke selectielijst gevolgd. Dit is gegeven door Kees jan Vermeulen van VHIC en Koos van Koutrik van de gemeente Utrecht. Ik heb hierover een vraag en zij deelden mede dat als we vragen hebben over de selectielijst we dit kunnen mailen naar dit mailadres.

Tijdens dit webinar heb ik begrepen dat videonutulen van bestuurders, ook die van het college van burgmeester en wethouders digitaal moeten worden bewaard. Dit heb ik doorgegeven aan de medewerker van het college van burgemeester en wethouders.

De medewerker had hiertegen de volgende bewaren en opmerkingen: “Tijdens collegevergaderingen worden ook vertrouwelijke en persoonlijke zaken besproken die ‘binnenskamers’ moeten blijven. Daarvan is het niet de bedoeling dat anderen, dus ook medewerkers, nu of over een aantal jaren bandjes terug gaan zitten luisteren. Alles wat bewaard wordt is in principe opvraagbaar op grond van de Wob volgens mij? Van de B&W-vergaderingen die niet in corona-tijd plaatsvinden worden toch ook geen (geluids-)opnamen gemaakt. Overigens hebben we in Hof van Twente nog geen gebruik gemaakt van digitale B&W-vergaderingen maar als de wet voorschrijft dat digitale vergaderingen gearchiveerd moeten worden, zal dit in Hof van Twente ook nooit gaan gebeuren denk ik. Ik weet dat andere gemeenten wel digitaal vergaderen. Ben benieuwd hoe ze er daarmee omgaan …”.

Kan iemand mij een antwoord geven op bovenstaande vraag? Alvast bedankt.

Antwoord:

Waar  tijdens het webinar inderdaad kort bij stil werd gestaan, is dat de selectielijst het heeft over:
Agenda, verslag, opnames en besluitenlijsten van bestuurlijke besluitvorming

Hier valt niet alleen de Raad onder, maar ook B&W en bij sommige gemeenten ook het MT (als deze in mandaat besluitvormende beslissingen neemt).
Dus waar de discussie in het verleden ging om met name opnames van raadsvergadering, zegt de selectielijst dat ook opnames van B&W-vergaderingen bewaard moeten worden. De selectielijst verplicht overigens niet om opnames te maken, maar als er opnames worden gemaakt, moeten ze permanent bewaard worden. In deze bijzondere tijd van de coronavirus worden veel vergaderingen digitaal afgehandeld en worden sommigen opgeslagen. Het feit dat er normaal gesproken geen opnames zijn, spreekt er juist voor om deze opnames te bewaren: het geeft namelijk een beeld van deze bijzondere omstandigheden.

Opnames van Besloten en zelf Geheime vergaderingen van de B&W moeten dus ook bewaard blijven. Dit betekent niet dat deze onder de WOB opvraagbaar zijn. Dat geldt namelijk ook niet voor de verslagen van deze vergaderingen en de opnames kunt u daarmee vergelijken. Opnames van ‘normale’ B&W-vergaderingen zijn openbaar en hoeven dus niet afgeschermd te worden. Opnames van bijzondere vergaderingen zullen dus als zodanig moeten worden aangemerkt, zodat bij overdracht naar het Statisch archief beperkingen op de openbaarheid kunnen worden opgelegd om te voorkomen dat deze zo maar openbaar worden. U kunt er dus voor zorgen dat deze opnames niet zomaar openbaar worden.

Als u overigens benieuwd bent naar meningen van andere gemeenten, verwijs ik u naar het BREED-netwerk. U kunt daar een post maken waar anderen op kunnen reageren.