Functioneringsgesprekken Burgermeester

Beste Zaalberg,

Hoelang moeten we de functioneringsgesprekken die met de burgemeester zijn gehouden bewaren? In de selectielijst kom ik ze niet tegen. In verordening van de diverse gemeenten die op internet te vinden zijn staat vernietiging direct na aftreden.

Antwoord:

Daar is over gesproken tijdens het opstellen van de komende update van de selectielijst:
De termijn ‘direct na aftreden’ komt uit een handreiking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2008. Deze gaat echter voorbij aan de verantwoording die een gemeente moet afleggen over bijvoorbeeld een ontslag of over het functioneren van de burgemeester. Omdat het geen wettelijk vastgelegd bewaartermijn is, moet de termijn in de handreiking ook worden gezien als een advies en dit advies is door de VNG niet overgenomen.

De adviescommissie archieven van de VNG heeft daarom besloten de functioneringsgesprekken van burgemeesters gelijk te trekken met de functioneringsgesprekken van personeelsleden met die aantekening dat als het bijzondere gesprekken betreft (spraakmakende onderwerpen/ontslag) ze ook nog voor permanente bewaring in aanmerking kunnen komen.

Voor functionerings- en beoordelingsgesprekken komt in de update van de selectielijst een nieuw resultaat: 4.1.13 met een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling. Hierbij is rekening gehouden met Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de huidig geldende selectielijst valt het nog onder resultaat 4.1.6 (V 10 jaar), maar ik adviseer u om al 4.1.13 (V 5 jaar) te hanteren.