Diverse vernietigingstermijnen documenten van personeelszaken

Beste Zaalberg,

Ik heb een aantal vragen namens mijn collega van personeelszaken.
1.Psychologisch onderzoek staat een bewaartermijn van 10 jaar (4.1.6) in hoeverre mogen wij hiervan afwijken? Vroeger was de termijn 3 jaar zij wil liever deze termijn aanhouden?
2. Personeelsleden vullen bij het in dienst treden een formulier in met persoonsgegevens deze bewaren wij 10 jaar (16.1). Mag je deze ook eerder vernietigen? Want vaak zijn persoonsgegevens al snel niet meer actueel en moet je ze dan nog wel zo lang willen bewaren ?
3. Keuring 4.1.6 is de bewaartermijn 10 jaar. Mag deze niet eerder weg omdat de keuring toch ook wel een momentopname is? Mensen die bij ons in de buitendienst werken krijgen bij aanstelling een keuring.

Antwoord:

Uw vraag bevat meerdere aspecten:
In het algemeen geldt dat u zich moet houden aan de selectielijst. Eerder weggooien is geen optie, er zit namelijk een redenering achter de keuze van de bewaartermijn die in de Selectielijst 2020 staan.
U dient dus de bewaartermijnen in de selectielijst te volgen.
Daarnaast is de vraag of de documenten/bestanden een aparte zaak zijn of onderdeel uitmaken van een grotere zaak. U wijst indirect op het bewaren van (bijzondere) persoonsgegevens die eerder hun waarde verliezen dan de zaak waar zij onderdeel van uitmaken.
Als er persoonsgegevens in een zaak zitten, mag u die persoonsgegevens net zolang bewaren als de hele zaak. Deze persoonsgegevens zijn namelijk gebruikt bij het afhandelen van de zaak en u moet zich verantwoorden over hoe de zaak is afgerond. Het opschonen van een zaak omdat daar (bijzondere) persoonsgegevens in zitten, is dus niet nodig.

U verwijst naar een drietal specifieke documenten:
1. Psychologische onderzoeken: de reden dat er een lange bewaartermijn aan zit, is dat in sommige gevallen de psychologische onderzoeken nodig kunnen zijn om in een later stadium te kunnen controleren of iemand ook daadwerkelijk geschikt was voor de functie die hij/zij bekleedt. In met name de hogere functies kan daarom het psychologisch onderzoek nog lang nodig zijn.
2. Een ingevuld formulier door een nieuwe medewerker heeft een bepaald doel. U verwijst naar 16.1 als zijnde dat dit formulier onderdeel is van de aanstelling. Echter, dit soort formulieren hebben meestal als doel om accounts, e.d. te laten aanmaken. De bewaartermijn van het formulier maakt daarmee geen onderdeel uit van de aanstelling maar kan verschillende grondslagen. Ik adviseer u in deze gevallen te verwijzen naar resultaat 19.1 V 5 jaar na afhandeling.
3. Voor de keuring kunt u verwijzen naar resultaat 4.1.6. De enige andere mogelijkheid om de keuring te waarderen, is de keuring te beschouwen als onderdeel uit van de aanstelling. De bewaartermijn wordt 10 jaar na einde aanstelling, wat nog langer is als 10 jaar na afhandeling.
In bovenstaande gevallen probeert de selectielijst rekening te houden allerlei situaties die zich kunnen voordoen en daarom is gekozen voor een vrij lange bewaartermijn. U kunt daar niet van afwijken.