Classificatiecode archief provincie en staat

Beste Zaalberg,

De stukken (uitslagen) m.b.t. de verkiezingen Provinciale Staten en Tweede Kamer welke in onze gemeente plaats vonden, kregen bij ons altijd de code -3.07 en -4.07 mee. Onlangs vernam ik dat, dat eigenlijk onjuist is. De classificatiecode voor deze analoge dossiers zou ook voor deze verkiezingen -2.07.51 moeten zijn. Wie heeft het bij het rechte eind?

Antwoord:

In de basisarchiefcode zijn de codes -3 en -4 bedoeld voor archiefbescheiden die in principe thuishoren in de archieven van de provincie of het Rijk. Met andere woorden: het betreft archiefbescheiden waar de gemeente geen rol in speelt.
In het geval van verkiezingen voor de Provinciale Staten en de Tweede Kamer speelt de gemeente wel degelijk een rol. De gemeente is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze verkiezingen binnen haar gemeentegrenzen. Dit geeft al aan dat de archiefbescheiden van die verkiezingen niet onder -3 of -4 thuishoren. Het betreft namelijk gemeentelijke archiefbescheiden waarmee de gemeente zich moet verantwoorden.

-2.07.51 verwijst inderdaad naar Europese verkiezingen. Het lijkt mij echter logischer om alle verkiezingen onder één BAC-code te archiveren.
Mijn voorkeur gaat daarbij uit voor -2.07.4 Vorming, samenstelling en ontbinding van vertegenwoordigende lichamen
met als toelichting: Stukken betreffende de verkiezingen in algemene zin worden hier geklasseerd.