RMTool Inspiratiedag: Informatiehuishouding is meer dan het zaaksysteem alleen

Nu steeds meer gemeenten de stap zetten naar zaakgericht werken zijn zaaksystemen niet uit het Nederlandse informatielandschap weg te denken. De verleiding kan daarbij ontstaan om te zoeken naar één zaaksysteem van waaruit alle werkprocessen volledig kunnen worden beheerd. Toch bieden zaaksystemen maar een beperkt overzicht van alle werkprocessen binnen een organisatie. In zijn presentatie op de RMTool-Inspiratiedag, gehouden op 9 november, liet Ad van Heijst zien hoe informatiehuishouding meer omvat dan alleen documenten en data: ook alle mensen die informatie gebruiken, alle gebruikte systemen en koppelingen met informatie van buiten maken hier deel van uit. Met name emailberichten en hieraan toegevoegde bijlagen blijven in de praktijk vaak buiten dit systeem, omdat ze op afdelingsschijven en n persoonlijke domeinen worden opgeslagen. Veel door een administratie afgehandelde zaken blijven hierdoor buiten de beheerafspraken. De gevolgen hiervan: een incompleet archief, veel dubbele of onnodig bewaarde bestanden, veel onnodig in beslag genomen schijfcapaciteit en dus hogere jaarlijkse beheerskosten.

Wanneer een organisatie een eigen strategie voor Information Governance gaat bepalen, is het van belang om vanuit de totale informatiehuishouding te denken. De essentie is om tot goed informatiebestuur te komen, maar ook om tot goed bestuur te komen en daarvoor de benodigde informatiestromen te organiseren. Om een goed overzicht te krijgen van alle informatie die in de organisatie aanwezig is, dient er een inventarisatie te worden gemaakt van de platforms, de software en de informatiebronnen. Om te beginnen gaat het hier puur om het benoemen van de gegevensbestanden. Wanneer deze in kaart zijn gebracht, dienen de platforms, software en informatiebronnen geanalyseerd te worden. Welke informatie wordt waar opgeslagen en binnen welke werkprocessen is deze informatie ontvangen, gecreëerd of gebruikt?

Een goed overzicht van de informatiehuishouding door inventarisatie en analyse verkrijgt men door het opstellen van een Informatie Governance Plan, ook wel documentair structuurplan genoemd. Zodra een duidelijk beeld bestaat van de situatie, kan worden gekeken hoe de gegevens georganiseerd kunnen worden om informatie beter terug vindbaar en toegankelijk te maken met behoud van doelmatigheid, maar met verhoogde efficiency en verlaging van kosten. Een goede informatiehuishouding is afhankelijk van de medewerkers die informatie creëren, ontvangen of gebruiken. Daarom dient iedereen binnen de organisatie getraind te worden in het gebruik van de informatie- en archiefsystemen. De trainer moet de medewerkers bewust maken van de verantwoordingsplicht die de organisatie heeft, zodat zij het belang zullen inzien van hun rol bij het in stand houden van een goede informatiehuishouding.

Een voorbeeld. Wanneer een werkproces door software wordt ondersteund, dient de technologie te passen bij de mensen die ermee werken en de leverancier die het systeem levert dient te passen bij de organisatie. De opbouw van de schermen (de gebruiksinterfaces) van software dienen zo goed mogelijk aan te sluiten bij de manier van werken, het kennisniveau en het vaardighedenniveau van de medewerker. Wanneer tijdens de uitvoering van de werkprocessen de medewerker gegevens opslaat, dient hij dit goed gestructureerd en georganiseerd te doen, zodat deze bruikbaar en onderhoudbaar blijven.
Naast de manier waarop de medewerker een informatiesysteem gebruikt bij het maken of uitvoeren van beleid, dient ook te worden gekeken naar het soort gegevens dat tijdens het productieproces wordt vervaardigd of verzameld. Die gegevens moeten van de gewenste kwaliteit zijn en passen bij de doelgroep en de situatie waarin de gegevens worden gebruikt. Om ervoor te zorgen dat ook deze gegevens van een bepaalde kwaliteit zijn, dienen een kwaliteitssysteem en een communicatiestrategie te worden ontwikkeld. De kanalen waarlangs in- of externe doelgroepen toegang hebben tot gegevens of deze kunnen aanleveren, dienen goed te worden ingericht. Gezochte gegevens dienen goed vindbaar te zijn.

Al de hierboven genoemde aandachtspunten dienen op een samenhangende en uniforme manier te worden aangepakt. Om dit te bereiken is het van belang om rekening te houden met de volgende punten:
 het vooraf formuleren van goede beleidsvoornemens en procedures;
 de verantwoordelijkheid beleggen op het hoogste niveau;
 een goede delegatie van programmarollen en onderdelen van functies;
 een goede communicatie en training van het programma;
 het auditen en monitoren van het programma;
 een effectieve en consistente versterking van de recordsmanagementfunctie; en
 een continue verbetering van het programma.

Inmiddels ontwikkelt het Governance begrip zich verder. Network Governance is het verbinden of delen van informatie, middelen, activiteiten en competenties van minstens drie organisaties om samen een bepaald resultaat te bewerkstelligen. Kenmerkend is dat binnen dit model de verschillende partijen zich bekommeren om het gezamenlijke succes, niet de individuele successen van elk van hen. Network Governance zal een belangrijke rol spelen in het oplossen van zogenaamde wicked problems, problemen die meerdere aspecten en actoren kennen, zoals het klimaatvraagstuk: onoplosbaar zonder samenwerking van alle partijen.

Concluderend kunnen we stellen dat Information Governance bijdraagt aan de totale corporate governance van de organisatie. Het is daarom belangrijk voor de informatievoorzieningsfunctie om samen te werken met andere krachten in de organisatie om te komen tot transparant bestuur. Daartoe kunnen de volgende hulpmiddelen bijdragen:
– een classificatieschema van alle werkprocessen, met de documenten die hieruit voortvloeien;
– een metagegevensschema
– een selectielijst
– een overzicht van te gebruiken bestandsformaten
– een handboek vervanging
– een informatiearchitectuurplan
– een delegatie- en mandaatoverzicht met handtekeningenregister
– archiefinventarissen
– een lijst met beperkingsgronden openbaarheid
– een verwerkingsregister in het kader van de AVG
– regels op het gebied van beveiliging, privacy, openbaarheid van informatie
– diverse regelingen, zoals: regeling conversie/migratie, regeling archiefbewaarplaats, besluit informatiebeheer.

Veel van deze elementen kunnen worden aangeleverd door afdelingen die zich bezighouden met de instandhouding en verbetering van de informatiehuishouding. Denk daarbij aan een documentair structuurplan, een recordmanagementplan, of informatiebeheerplan.

Het onbeheerd opslaan van informatie is niet alleen duur en risicovol, het is dankzij een nieuw softwareproduct van VHIC ook overbodig. De RecordsManagementTool maakt het mogelijk om alle informatie snel, met automatisch daaraan toegevoegde metadata, onder te brengen in een digitaal archief. Van Heijst stelde het beheer van informatie voor als onderdeel van de Kai-Zen kwaliteitsverbetering methode en haalde ook Marie Kondo’s ‘Sparks Joy in Your Heart’-opruimmethode aan om aan te geven hoe nodig het is om orde op zaken te stellen in de informatiechaos van vandaag. Hij noemde de 5S-methode van informatiehuishouding: Stel orde op zaken, Structureer de informatie, Schoon wat niet meer nodig is, Standaardiseer de opslagmethode, de archiveringsformats, de metadata en standhouden: hou het systeem dat je hebt ingezet intact. Zorg dus altijd dat de context van documenten en data wel degelijk goed wordt beheerd. Er is met de RMTool dus een passende oplossing beschikbaar voor het beheer van alle informatie die zo bepalend is voor de manier waarop veel organisaties hun dagelijkse werkzaamheden uitvoeren. Deze oplossing vraagt echter wel om bewustwording: we moeten voor onze informatiehuishouding verder kijken dan naar het zaaksysteem alleen en oog hebben voor procesapplicaties, voor e-mail, voor gemeenschappelijke en persoonlijke schijven: informatie is overal.

Samuel van Bruchem