Bewaring videotulen
Geachte Zaalberg, onze archivaris kwam onlangs met de onthutsende mededeling dat videotulen eeuwig bewaard moeten worden! Wie heeft dit bedacht? Wat kost dat allemaal wel niet!
Antwoord
Wij citeren uit de Handleiding voor gebruik van de Selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2017 onder 6.14: Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen. Hier in werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om verslagen te maken. Als ze wel zijn gemaakt, dienen deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend te worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.
In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020 wat stelde dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk is. Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken. Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend. Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen). Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is. Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren. De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen.