Bewaren raadsbesluiten

Beste Zaalberg,

Wij werken nu geheel digitaal, eerder bewaarden we alle originele raadsbesluiten per vergadering. Nu we digitaal werken komen de raadsbesluiten bij de zaak te staan, moeten we nu ook nog een zaak aanmaken met alle raadsbesluiten van een raadsvergadering?

Antwoord:

U heeft te maken met 2 verschillende zaken met (deels) gelijke informatie:
1. De originele zaak waarin het raadsvoorstel wordt aangemaakt en uiteindelijk, ondertekend, wordt opgeslagen en
2. De zaak waarmee de vergadering van de raad wordt afgehandeld (elke vergadering is een aparte zaak)
De originele zaak is de plek waar het conceptvoorstel aan de raad wordt geschreven. Die zaak wordt pas afgesloten nadat er een besluit is gekomen vanuit de raad en dat besluit is uitgewerkt. Deze zaak bevat dus het raadsvoorstel en het definitieve, getekende raadsvoorstel.
In de zaak waarin de vergadering van de raad wordt afgehandeld krijgt vanuit diverse zaken raadsvoorstellen. Deze maken als bijlagen deel uit van de agenda van de raad en dienen als zodanig te worden gearchiveerd (zoals dit beschreven staat in de handreiking selectielijst). Deze zaak bestaat dus uit de agenda inclusief bijlagen, de besluitenlijst en het verslag (en eventueel moties en amendementen). Dit is niet de zaak origineel ondertekende raadsbesluiten hoort te bevatten. Overigens was dat in de papieren situatie ook al zo, maar is er door een aantal gemeenten gekozen om verzameldossiers aan te leggen met raadsbesluiten.

Concreet betekent dit dus dat een aparte verzameling van originele raadsbesluiten niet nodig is. Het verslag en eventueel besluitenlijst geven binnen een raadsvergadering duidelijk aan wat het besluit op het raadsvoorstel is.