Bewaren bestanden lokale schijven

Beste Zaalberg,

Er is in onze organisatie geen beleid over de bewaartermijn van gegevens op o.a. persoonlijke lokale schijven. Indien een medewerker vertrokken is dan blijft de data op zijn/haar lokale schijf bewaard. Er is wel beleid over het opslaan van bestanden die bij een bepaalde zaak horen. Dus in principe zouden de bestanden kopieën of kladstukken zijn. Voor onze e-mail-mappen hebben we wel afspraken gemaakt en volgen we de capstone-methode. Nu kunnen er op lokale schijven ook persoonsgegevens staan en dat vormt dan weer een puntje m.b.t. de AVG. Ook voor de Woo kan het te lang bewaren van bestanden op lokale schijven gevolgen hebben.
Wat raad u ons aan om voor de bewaartermijn van lokale bestanden?

Antwoord: 

De selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 heeft geen bewaartermijnen voor kladjes en conceptstukken. De selectielijst gaat er van uit dat een zaak één bewaartermijn heeft en dat alle stukken van die zaak die bewaartermijn krijgen. Er is wel een mogelijkheid tot opschonen van de zaak, maar ook daar wordt geen termijn voor gegeven: dat mag naar eigen inzicht gebeuren.

Zoals u zelf al aangeeft, hebben de meeste organisaties wel het beleid dat documenten opgeslagen moeten worden bij de zaak waar deze bij hoort. In de praktijk zien we dat dat niet consequent gebeurt en dat medewerkers toch hun eigen schijven (lokaal of gemeenschappelijk) gebruiken omdat dat ‘makkelijk’ is. Er van uit gaan dat een map/schijf van een vertrokken medewerker dus alleen te vernietigen conceptdocumenten bevat, is gevaarlijk. Het te snel verwijderen van deze schijven/mappen brengt dus risico’s met zich mee. Hetzelfde doet zich voor met mailboxen: medewerkers bewaren e-mail liever in hun mailbox omdat het te veel tijd kost om de e-mail op te slaan in het zaaksysteem. Daarom heeft de VNG het initiatief genomen om een aparte selectielijst op te stellen voor e-mailboxen. Deze zou per 01-01-2024 ingaan en wordt door ruim 100 gemeenten gevolgd.

https://vng.nl/nieuws/selectielijst-e-mailbewaring-aangeboden-ter-vaststelling

Met deze methodiek wordt geaccepteerd dat het voor kan komen dat persoonsgegevens die vernietigd zijn omdat de bewaartermijn van de zaak is vervallen, in mailboxen nog wel voor kunnen komen. Dat is zeker niet ideaal, maar het is een oplossing.

Omdat de problematiek voor schijven (en overigens ook voor sociale media zoals whatsapp) hetzelfde is, kunt u voor schijven/mappen dezelfde methodiek volgen.

Op AVG-gebied loopt u dan wel risico’s en voor de Woo betekent het dat u meer informatie openbaar moet maken als er om wordt gevraagd, maar zolang medewerkers de informatie niet opslaan op de locatie waar deze moet worden opgeslagen, zijn er weinig andere (goede) oplossingen.

Met andere woorden: blijf in de organisatie verkondigen dat belangrijke informatie over de zaak hoort te worden opgeborgen bij die zaak, wat de vorm ook is. Blijf het belang van goede dossiervorming benadrukken. Voer als organisatie een gedragsrichtlijn in voor de digitale werkomgeving: https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/regelingen/2021/9/29/gedragsregeling-digitale-werkomgeving. Zaakgewijze ordening levert zo veel voordelen op dat het breed gestimuleerd mag worden dat medewerkers samenwerking in één afgesproken applicatie. Dat kan iedere applicatie zijn waarin gearchiveerd kan worden of die gekoppeld is aan een archiveringsoplossing.