Bewaartermijnen WOB-verzoeken
Beste Zaalberg,
Onze WOB-coördinator formuleert het volgende:
“De Wob-besluiten en bijbehorende stukken blijven permanent openbaar, en kunnen daarom (mochten wij daarvoor kiezen) ook op overheid.nl gepubliceerd worden. Het enige wat na 1 jaar vernietigd moet worden zijn de overige aan de zaak gerelateerde stukken. Bijvoorbeeld interne overleg mailtjes, of processtukken zoals opschorting, verdaging, uitvraag zienswijze e.d.”
Almere wil de WOB-verzoeken publiceren op overheid.nl, waardoor de verzoeken een permanent karakter krijgen.
Maar de gemeentelijke selectielijst 2017 en 2020 hanteert een bewaartermijn van 1 jaar.
Heeft het anonimiseren van persoonsgegevens invloed op de bewaartermijn?
1 jaar bewaartermijn en permanent bewaren is een wereld van verschil. Graag uw reactie.
Antwoord:
In de Selectielijst 2020 is bepaald dat een WOB-verzoek onder resultaat 6.1 valt en daarmee bewaartermijn van 5 jaar krijgt. Dit in tegenstelling tot de Selectielijst 2017 waar de bewaartermijn nog op 1 jaar was gezet.
Daar verandert de aanwezigheid (of afwezigheid) van persoonsgegevens niks aan. De bewaartermijn voor een Wob-verzoek is dus 5 jaar en dat is bepaald door de selectielijst 2020 en daarmee is de vernietiging een verplichting. Permanent bewaren van een Wob-verzoek is alleen mogelijk als het als ‘bijzonder’ wordt aangemerkt.
De discussie richt zich waarschijnlijk op het bewaren van gepubliceerde informatie.
Voor zover wij kunnen nagaan is er geen verplichting voor het permanent bewaren voor gepubliceerde informatie. Wij kunnen niet achterhalen waarop uw Wob-functionaris zich baseert. In ieder geval staat er in de Wob niks over vermeld.
Er is wel een discussie over het bewaren van informatie dat wordt gepubliceerd via DROP, maar in dat geval is de gemeente verantwoordelijk voor het bewaren van de publicatie en krijgt de publicatie de bewaartermijn van de zaak waar de publicatie over gaat. Het feit dat KOOP deze informatie in DROP ook nog eens (permanent) bewaard, lijkt niet correct te zijn.
De nog in concept zijnde Wet Open Overheid heeft ook geen regels voor bewaartermijnen van de gepubliceerde informatie. Volgens bronnen is de discussie over hoe lang gepubliceerde informatie moet worden bewaard en wie dat dan gaat doen nog in volle gang. Het probleem is dat nooit van te voren kan worden bepaald hoe lang die gepubliceerde informatie nog relevant is. Het is dan nog maar de vraag of het wel nodig is om gepubliceerde informatie permanent te bewaren en of overheden verplicht kunnen of moeten worden om die informatie permanent te bewaren. We vermoeden dat deze discussie nog wel even zal duren, zeker nu er geluiden zijn dat de invoering van de WOO zal worden uitgesteld.
In ieder geval is, op dit moment, er geen verplichting voor permanente bewaring.