Bewaartermijnen Verlof en (ziekte)verzuim

Beste Zaalberg,

Een van onze gemeenten wil vernietigen in een vakapplicatie. Dat is zeer loffelijk, maar we raken in discussie over de bewaartermijn van de verlofaanvragen en verzuim(ziekte) meldingen. Hoe lang moeten deze bewaard blijven? Voor de periode 1996-2016 is het duidelijk. De selectielijsten 2017 en 2020 zijn op dit vlak minder inzichtelijk. Welke categorieën kunnen we voor deze aanvragen c.q. meldingen aanhouden?

Antwoord: 

Voor ziekmeldingen hanteert VHIC de bewaartermijn van 7 jaar omdat deze financiële gevolgen kunnen hebben. Daarom wordt verwezen naar resultaat 19.1.1 van de gemeentelijke selectielijst.
Voor ziekgevallen waar de Wet Poortwachter op van toepassing is, verwijzen we naar resultaat 3.1 (een traject wet poortwachter kan 2 jaar duren) waardoor een bewaartermijn van 5 jaar na einde van de ziekte van toepassing is.

Voor verlof verwijzen we naar resultaat 6.1.1 (V 7 jaar) vanwege de financiële consequenties.
Er zijn echter een paar verlofaanvragen die lang kunnen lopen. Daar houdt de huidige selectielijst nog geen rekening mee, dat moet nog aangepast worden. Met name ‘aanvullend geboorteverlof’ kan uitgesmeerd worden over een periode van 8 jaar. Daarom adviseren we daar de termijn van 7 jaar na vervallen verlof aan te houden (al staat die mogelijkheid dus nog niet in de selectielijst).