Bewaartermijn (versies van) procesmodel, -beschrijving en werkinstructies

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn voor procesplaten, procesbeschrijvingen en werkinstructies?
Welke versies dient men te bewaren?

Staande praktijk is dat bij procesherziening of een kleinere optimalisatie de oude procesversie wordt overschreven of weggegooid. Ik kan me voorstellen dat wanneer controller onderzoek doet naar subsidieverlening, ook de (toen) gelden de procesbeschrijving en werkinstructies betrokken worden in dat onderzoek.

Antwoord: 

Werkinstructies vallen in de regel onder resultaat 2.1 van de gemeentelijke selectielijst. Dat betekent dat ze 10 jaar na vervallen kunnen worden vernietigd.

Voor procesbeschrijvingen en -modellen is de vraag of deze beschrijvingen onderdeel van de metadatering van archieven. Hiermee wordt bedoeld dat als u archiveert op basis van processen er een overzicht moet worden bewaard van welke processen worden/werden uitgevoerd.

Artikel 18 van de nieuwe archiefwet gaat ook luiden:

• • Ieder verantwoordelijk overheidsorgaan beschikt over een informatieoverzicht
  • Taken/werkprocessen
  • Afdelingen, applicaties (cloud of on-premis)
  • Vindplaats en samenhang en passende maatregelen tbv duurzame toegankelijkheid
  • Wijzigingen in taken, werkprocessen alsmede technische en organisatorische systemen en vindplaats en het overzicht wordt actueel gehouden

Dat betekent niet dat elke procesplaat bewaard moet worden, maar wel dat er een overzicht moet zijn. Zolang u bovenstaand overzicht kan maken en permanent kan bewaren, kunnen procesplaten worden vernietigd (onder 2.1).

Uiteraard kan zo’n procesplaat wel interessant zijn voor historici en vanuit dat oogpunt worden uitgezonderd van vernietiging.