Bewaartermijn van bruikleenovereenkomsten van kunstobjecten
Beste Zaalberg,
Onze gemeente is eigenaar van een museum en de kunstcollectie. In de i-Navigator zijn hiervoor maar een paar zaaktypen beschikbaar. Een daarvan is bruikleenovereenkomsten. Uit i-Navigator blijkt dat die na 5 jaar vernietigd mogen worden. De museumarchivaris geeft aan dat bruikleenovereenkomsten nooit vernietigd mogen worden: deze zijn onderdeel van een kunstobject en geven de historie aan (met name of deze rechtmatig is verkregen). Zaaktypen die ontbreken zijn die voor restauratie of die voor statussen van kunstwerken op het moment van lenen of uitlenen i.v.m. mogelijke aansprakelijkheidsstellingen. Kijkende naar de BSD rijksmuseale instellingen zijn er nog meer zaaktypen te noemen die niet in de i-Navigator voorkomen, terwijl het wel werkprocessen zijn die we uitvoeren.
Er zijn vast meer gemeenten die kunstwerken lenen, uitlenen en beheren. Er zijn wellicht ook meerdere gemeenten die een gemeentemuseum hebben. Waarom zijn hiervoor geen zaaktypen beschikbaar? Of kunnen die nog worden toegevoegd aan de i-Navigator (bijvoorbeeld op basis van de BSD rijksmuseale instellingen)?
Antwoord
De BSD rijksmuseale instellingen is geen selectielijst waar we in het gemeentelijk DSP rekening mee houden. Zover wij weten zijn er in Nederland weinig gemeenten die een museum beheren. Vaak zijn deze musea al afgestoten of ondergebracht in stichtingen.
Omdat het zo weinig voorkomt, nemen wij voor het beheer van musea ook geen Model-processen op. Wij zien dit als een bijzondere aangelegenheid en adviseren klanten om in dit geval eigen lokale werkprocessen op te nemen.
In het gemeentelijk DSP, en ook in de huidige gemeentelijke selectielijst, is het uitlenen van eigendommen vernietigbaar. In de selectielijst 1996 dienden verzekeringspolissen van kunst en overzichten van uitlenen van kunst (dus niet de overeenkomsten zelf) permanent bewaard te worden. In de huidige selectielijst is dat niet meer opgenomen omdat het wordt gezien als iets bijzonders (omdat het maar weinig voorkomt). U kunt het daarom wel permanent bewaren, maar dan dient u zelf uw DSP aan te passen.