Bewaartermijn Resultaat Afgebroken bij WMO-aanvragen

Beste Zaalberg,

De vernietigingstermijn bij het resultaat Afgebroken onder het zaaktype WMO-aanvragen is 6 weken volgens de selectielijst. Als ik de uitleg over het resultaat Afgebroken in de handreiking goed interpreteer moeten aanvragen die tijdens het proces zijn afgebroken na 6 weken worden vernietigd. Bijvoorbeeld als een cliënt aangeeft de aanvraag in te trekken, of als cliënt overlijdt of verhuisd naar een andere gemeente. Ook als een cliënt niet reageert op een verzoek om aanvullende gegevens wordt het proces afgebroken volgens mij.
Voor de collega’s van de vakafdeling is dit een probleem. Hieronder een voorbeeld waar ze tegen aanlopen:
“Maar stel nu dat iemand een melding heeft gedaan, klantmanager is al op huisbezoek geweest en heeft e.e.a onderzocht en op papier gezet. Maar wacht nog op enkele gegevens van de client. Blijkt dat client 3 maanden in revalidatie heeft gezeten. Dus daarom niet heeft gereageerd. Na revalidatie meld hij zich. Dan is alles bij ons vernietigd en moeten we helemaal op nieuw beginnen? We kunnen niet eens meer terugvinden welke klantmanager er bij de client is geweest, want de complete casus is verwijderd.”
Wat is jullie advies?

Antwoord:

Wat u beschrijft is een uitzonderlijke situatie. Helaas is het haast onmogelijk bij het opstellen van een selectielijst rekening te houden met uitzonderlijke situaties. De bewaartermijn is toegevoegd aan de selectielijst omdat deze processen vaak veel bijzondere persoonsgegevens bevatten en uit de praktijk is gebleken dat veel betrokkenen deze gegevens zo snel mogelijk vernietigd willen hebben. De termijn van 6 weken is inderdaad heel kort, maar aangezien de selectielijst officieel is vastgesteld, dient u zich te houden aan deze termijn. Dit is daarmee ook de bewaartermijn die u communiceert met betrokkenen in het geval dat een aanvraag wordt afgebroken. In het geval dat u ervoor kiest dit soort zaken langer te bewaren, loopt u dus een risico.