RMTool Inspiratiedag toont aan: België-Nederland: 28-28
Karel van de Mieroop: het aantal Vlaamse gemeenten dat gebruik maakt van de RMTool is de afgelopen jaren gestaag toegenomen tot meer dan dertig. Gebruikers geven aan dat er vóór het gebruik van de tool vaak sprake was van een wildgroei aan mappen, veel identieke documenten en veel overbodig gebruik van schijfruimte. Binnen Vlaamse gemeenten worden op dit moment dan ook vooral de beheersfuncties van de RMTool benut: het opsporen van anomalieën, het opvolgen van afspraken of opschoonacties, het opzetten van een digitaal archief en het overzetten van documenten hier naartoe. Dankzij deze functies worden informatiestromen nu beter beheerd en meer beheerst.
Toch verloopt het gebruik van de RMTool in Vlaanderen niet geheel zonder problemen. Zo zijn er in organisaties vaak geen duidelijke afspraken over documentnamen en -types. Ook hebben medewerkers vaak hulp nodig bij het structureren van het digitale archief. Ook het toekennen van rechten waardoor voldoende medewerkers bevoegd zijn om dossiers te verwerken gaat niet altijd goed. Om deze problemen te ondervangen, is een aantal praktische tips opgesteld: stel informatiebeheerders aan en leid hen op, start geleidelijk met het gebruik maken van functionaliteiten en splits acties vanuit de RMTool uit over de werkomgeving. Voor het gebruiksgemak van de beheerder is het bovendien aan te bevelen om de RMTool centraal te installeren, zodat updaten gemakkelijk wordt.
Naast recente ontwikkelingen zijn er ook aankomende trends te bespeuren in het Vlaamse landschap. Er is met name een toenemende interesse in Cloud-oplossingen te zien. OneDrive for Business wordt steeds meer een alternatief voor vaste netwerkschijven voor opslag van documenten. SharePoint heeft functionaliteiten waardoor met name de communicatie tussen gemeenten eenvoudiger kan worden gemaakt, wat hopelijk een grotere samenwerking tussen gemeenten tot gevolg zal hebben. Belangrijk hierbij is dat de RMTool ook compatibel is met Cloud-oplossingen, waardoor ook deze omgevingen effectief beheerd kunnen worden.
Samuel van Bruchem