Bewaartermijn participatie omgevingswet

Beste Zaalberg,

In de Omgevingswet, het Omgevingsbesluit en de Omgevingsregeling staan regels over participatie. Als overheden instrumenten van de Omgevingswet vaststellen, moeten ze aangeven hoe de hierboven genoemde belanghebbenden betrokken zijn bij de totstandkoming van deze instrumenten. En welke resultaten dat heeft opgeleverd. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten ook aangeven hoe ze hun eigen participatiebeleid hebben ingevuld. Er is een uitzondering: bij het aanvragen van een omgevingsvergunning moet juist de aanvrager het initiatief nemen. Hij moet aangeven of, en zo ja hoe, hij de omgeving betrokken heeft bij zijn plan en wat de resultaten hiervan zijn.

Mijn vraag is: valt de participatie onder het proces van het verlenen van een vergunning, of onder het vaststellen van een omgevingsplan? En moet de informatie hierbij dan net zo lang bewaard worden als de vergunning of het omgevingsplan? Of is participatie een apart proces met een aparte bewaartermijn?

Ik vraag dit met betrekking tot de soms grote hoeveelheid persoonsgegevens in een participatietraject in relatie tot het eeuwig bewaren van vergunningen en omgevingsplannen. Hiermee wordt het moeilijk om te voldoen aan het recht op vergetelheid dat inwoners vanuit de AVG hebben.

Antwoord:

De omgevingswet ziet participatie als de deelname van burgers, bedrijven en organisaties bij het opstellen van beleidsplannen. Voor de omgevingswet gaat het dan om meningen, zienswijzen, inspraakreactie en voorstellen voor aanpassingen.
Specifiek zien we dat al in de processen die gaan over het opstellen van omgevingsplannen, -programma’s en -visies.
In de procedures voor het opstellen van projectbesluiten is de participatie zeer specifiek uitgewerkt waarbij iedereen bijvoorbeeld mogelijke oplossingen kan insturen als het bevoegd gezag een project voor ogen heeft, zoals het aanleggen van een nieuwe weg of dijk. In latere fases van het projectbesluit kunnen dan ook nog zienswijzen worden ingediend op b.v. het conceptplan of op het MER besluit.
Dit laat wel zien dat participatie nooit een apart proces is en dat het meerdere vormen kan hebben. Dat betekent dan ook dat ‘participatie’ op zich geen eigen bewaartermijn heeft. De Participatie zal altijd een onderdeel zijn van het proces dat wordt uitgevoerd (beleid opstelling, omgevingsplan opstelling, omgevingsprogramma opstelling, projectbesluit opstellen, etc.). De bewaartermijn van de participatie volgt dus altijd het proces waar het onderdeel vanuit maakt.
Persoonsgegevens in deze processen zullen bijna nooit ‘bijzondere’ persoonsgegevens zijn en dus is de vertrouwelijkheid van deze processen vrij laag. Uiteraard dienen persoonsgegevens wel worden afgeschermd of weggelaten als het bevoegd gezag bijvoorbeeld moet laten zien hoe zij met de zienswijzen/meningen/inspraakreacties/oplossingen is omgegaan.
Dat verschilt niet met de manier hoe nu met zienswijzen wordt omgegaan.