Bewaartermijn machtiging/volmacht burgemeester voor VNG ledenvergadering

Beste Zaalberg,

Wat is de bewaartermijn van een machtiging/volmacht voor vertegenwoordiging door de burgemeester bij de Algemene ledenvergadering van de VNG? Tot 2017 gaf de selectielijst aan dat het te bewaren was, maar daarna kom ik er niet meer uit.

Antwoord:

In de selectielijst 1996 viel de externe vertegenwoordiging van de burgemeester onder categorie 3.5.5 (bewaren). In de selectielijst 2017 en de selectielijst 2020 is die verplichting niet meer aanwezig. Sterker nog, een machtiging wordt niet specifiek genoemd in de selectielijst 2020. Daarom moet u verwijzen naar een generiek zaaktype. In dit geval is dat resultaat 9.1.1. V 1 jaar na vervallen.
De selectielijst gaat hierbij er vanuit de gemeente zelf bepaald wat bijzonder is.
Dat betekent dat een verstrekte machtiging in de regel te vernietigen is, maar dat als de gemeente het bijzonder vindt, het ook permanent bewaard kan worden. U dient dus zelf te bepalen of een machtiging voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering van de VNG kan worden gezien als ‘bijzonder’.