Hoe staat het met de authenticiteit van Kofax documenten na het samenvoegen van e-mails en bijlagen tot 1 document?

Beste Zaalberg,
Onze organisatie gebruikt Kofax voor het scannen van documenten. Ook e-mails worden via Kofax in het zaaksysteem gezet, omdat ze dan meteen ge-ocr’t worden. De instelling van de Kofax is zodanig dat van e-mails met bijlagen één pdf-document gemaakt wordt. Mijn vraag luidt in hoeverre is dit strijdig met het principe van authenticiteit? Het document dat je in je archief plaatst is niet hetzelfde als het document dat door de maker gecreëerd en ingediend is.

Antwoord
Vandaag de dag zijn veel documenten die in het archief worden opgenomen niet meer gelijk aan het document dat is gecreëerd. Voor papieren documenten passen we vervanging toe, waarbij het gescande document de plaats inneemt van het origineel. We doen dit op basis van een handboek en zodanig dat we aan de (archiefwettelijke) eisen voldoen. Ook als we (nog) papieren documenten opnemen in het archief, zijn deze niet meer gelijk aan het digitaal origineel.

Een document is authentiek als het is wat het beweert te zijn. We moeten er, conform art. 17 van de Archiefregeling, voor zorgen dat “van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces”. Waarschijnlijk zal het pdf-document dat ontstaat bij uw manier van werken er zo uitzien dat zichtbaar is dat het gaat om een e-mail met bijlagen. De oorspronkelijke inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn vast te stellen.

Verder moeten de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld. Dit betekent dat u moet vastleggen op welke manier u met e-mails omgaat. In uw vraag geeft u dit in grote lijnen aan. Dit kunt u nader beschrijven en vastleggen in uw Handboek of kwaliteitssysteem.