Ad Hominem: Word je er vrolijk van?
Does it spark joy? Zo nee, dan mag je er afscheid van nemen zegt Marie Kondo, opruimspecialist.
Hoe veel mensen zijn niet aan het ontspullen, brengen alles waar ze niet meer blij van worden, naar kringloop of containerpark. We hebben nog nooit zo veel ontspuld als de laatste jaren. Zo krijg je dan een ontspulde samenleving, waarin iedereen blij is met wat hij of zij bewaart.
Elke beweging roept weer een tegenbeweging op. Zo is er binnen de wereld van de informatieprofessionals (waaronder ik gemakshalve alle beroepen schaar die informatie verwerken of beheren) een stroming die digitale informatie niet meer naar waarde wil selecteren. Dit zou immers vele malen meer kosten dan het bewaren van alles, want opslagruimte kost bijna niets en die kosten worden in de toekomst alleen maar minder. Het bepalen aan de hand van een selectielijst van wat uiteindelijk bewaard moet worden, is veel te arbeidsintensief en levert toch niet de gewenste kwaliteit op, dus stop daar maar mee. Uit de praktijk ken ik meerdere organisaties waar is afgesproken dat dossiers, afkomstig van afdelingen, niet meer worden gecontroleerd op inhoud, compleetheid en niet relevant materiaal, maar gewoon worden overgeheveld naar de digitale laatste rustplaats. Worden ze ooit nog opgegraven, dan zien we weer wel.
Ik maak in de praktijk ook de keerzijde mee. Is een dossier na enige tijd toch nog nodig, dan kan de juiste versie van een overeenkomst niet meer worden gevonden omdat juist die op een One Drive stond, gedeeld door de betrokkenen. En laat nou net die informatie zijn weggegooid toen de medewerker de organisatie verliet. Een medewerker is maanden bezig geweest om een visitatiedossier samen te stellen. Heeft dit gehouden op zijn persoonlijke schijf, maar per ongeluk weggegooid. Er komt een nieuwe visitatieronde: er blijft niets anders over dan de visiterende organisatie vriendelijk te verzoeken om het dossier van vier jaar geleden.
Kijkt u wel eens in systemen of op schijven? En, does it spark joy?
Waarom selecteren we archieven? Voor mij is daarvoor de belangrijkste reden: om efficiënt werken te bevorderen. Om tijd en ruimte te besparen. Als je selecteert, zou de kern moeten overblijven, dus bij het terugzoeken raak je eerder tot de kern, heb je eerder de documenten gevonden waar het om gaat. Je bespaart zo voor een hele organisatie veel tijd. Een efficiënt werkende kennisorganisatie, met doelgerichte vastlegging van informatie, kan hiermee veel winnen. Dit alles uitgaande van een basisprincipe dat ik altijd heb gebruikt en dat komt uit de Vijf Bibliotheekregels van Ranganathan: save the time of the reader. Zorg dat een lezer snel bij de gezochte informatie kan komen. Altijd goed om je klassieken te kennen. Maar selecteren doe ik ook om te zorgen dat informatie over bepaalde activiteiten wordt vernietigd als die projecten akkoord zijn bevonden en de informatie weg moet volgens de selectielijst. Juist hierover gaat de AVG: is de doelbinding verdwenen, dan dient de informatie te worden verwijderd.
Toch ook wel een dingetje…
Zorg dat degene die zoekt, de juiste informatie vindt. Dat er niet vijf of zes versies van een document zijn die allemaal van elkaar verschillen en waarvan we niet weten welke overeenkomst nu eigenlijk is gesloten. Dat we de juiste handleiding voor bepaalde activiteiten kunnen vinden. Dat we snel gegevens vinden over een bepaalde gebeurtenis, foutloos. Maar nee, dat doen we dus niet meer, volgens die optimistische informatieprofessionals. Er komen zoeksystemen die zo geavanceerd zijn, dat ze dit soort problemen vanzelf oplossen.
Het is niet vreemd dat zij zo denken. Met techniek los je een hoop op.
Archiefselectie is een belangrijke stap in de kwaliteitsketen van informatievoorziening. Die veel voordelen kan opleveren. Die archiefselectie zouden we sterk kunnen automatiseren, door documenten die van belang zijn om altijd te bewaren, een bepaalde documentcodering mee te geven. Dat kan al vooraf: in het macro/sjabloon dat je gebruikt om het document op te stellen. Archiefselectie is dan iets dat je al meeneemt in de opzet van een systeem; zo zijn we weer bij archivering by design.
Met een goed ontwikkeld en bijgehouden documentair structuurplan kunnen deze documenten tijdens het werkproces automatisch worden gecodeerd, hebben ze al een bewaarcode en is de selectie achteraf eenvoudig uit te voeren. Waardoor na drie jaar bepaalde documenten uit een dossier “vallen”, na vijf jaar weer andere, en uiteindelijk als vanzelf een geselecteerd dossier overblijft, wat de kern van de zaak weergeeft. Waarin je snel en treffend de gezochte informatie vindt.
Does this spark joy?
Ad van Heijst