Archivering verslagen portefeuillehoudersoverleggen

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de archivering van de verslagen van portefeuillehoudersoverleggen. Hoe lang moeten deze worden bewaard en op grond van welke retentieregel?

Antwoord:

Wanneer het gaat om het portefeuillehoudersoverleg dat intern wordt gevoerd en waarin ambtenaren collegevoorstellen voor bespreken met de wethouder onder wiens portefeuille het voorstel valt, dan valt het verslag onder het specifieke resultaat 19.1.6 van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 en dient de informatie blijvend te worden bewaard.

Bovendien komt per collegevoorstel het resultaat van de afstemming met de wethouder terecht in het besluitvormingsdossier en idealiter volgt de waardering van dat dossier de waardering van de hoofdzaak van waaruit de besluitvorming is gestart.

Wanneer het gaat om een structureel regionaal portefeuillehoudersoverleg waarin wethouders op een bepaald terrein samenkomen om verschillende onderwerpen te spreken dan valt dat onder specifiek resultaat 19.1.10 van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 en daarmee heeft het een bewaartermijn van V10 jaar na afhandeling.

Wanneer een regionaal portefeuillehoudersoverleg incidenteel plaatsvindt over één concrete zaak, dan is de waardering van dat zaakdossier bepalend voor het verslag van het overleg en raden wij aan om het verslag op te slaan in het betreffende zaakdossier.