Archivering stukken gemeenteraad

Beste Zaalberg,
De griffie en DIV verschillen bij ons van mening over wat er nu permanent bewaard moet worden. Volgens DIV stelt de selectielijst 2020 dat alleen de agenda, het verslag en de besluitenlijsten in het zaaktype Verslagen Raad komen en horen de raadsvoorstellen en besluiten in de zaken van het betreffende onderwerp met hun eigen vernietigingstermijnen. De griffie is van mening dat de raadsvoorstellen en besluiten onderdeel van de agenda en besluitenlijst zijn. Wat is hierin de juiste benadering?

Antwoord:

Ik adviseer u ook om de handreiking Selectielijst 2020 ( https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/handreiking-gebruik-selectielijst_20200506.pdf) door te nemen.
Hier staat dat bijlagen onderdeel zijn van de agenda. Met name bij bestuurlijke besluitvorming (raad, B&W, ondernemingsraad) wordt gezegd dat de bijlagen onderdeel zijn van de zaak en dus ook de bewaartermijn van die zaak krijgen.
Dat betekent technisch gesproken dat de agenda wordt bewaard met daarnaast de voorstellen. Dat zijn altijd concept-voorstellen aangezien de getekende voorstellen geen onderdeel zijn van de vergadering. Origineel getekende besluiten horen thuis in de zaak waar ze thuishoren. De concept-voorstellen worden aangemaakt vanuit de zaak waar ze onderdeel van uitmaken en worden daarom ook vaak daarin bewaard. Er zijn dus twee zaken: de zaak waarover besloten wordt en de zaak met de raadsvergadering. Dus er zijn twee exemplaren.
Dat heeft te maken met het feit dat de griffie als apart organisatieonderdeel (Duale stelsel) zijn eigen archief heeft. Dus eigenlijk zijn er twee getekende besluiten: 1 dat bewaard wordt in het archief van de griffie en 1 in het archief van de organisatie als onderdeel van de zaak. In de praktijk wordt dat onderscheid vaak niet gemaakt en wordt er maar één getekend besluit bewaard en dat gebeurt dan meestal in het archief van de organisatie. Dat gebeurt vaak omdat men geen rekening houdt met het duale stelsel. Dat betekent ook dat sommige zaken worden vernietigd terwijl de informatie nog beschikbaar blijft in de raadsvergaderingen.
Technische gezien heeft u dus beiden gelijk. Praktisch gezien gaat organisaties daar verschillend mee om. Maar u dient dus te onthouden dat u praat over twee verschillende archieven.