Afwijken van de bewaartermijnen in de selectielijst

Beste Zaalberg,

Heeft de archivaris van een Archiefdienst ruimte om af te wijken van de genoemde bewaartermijnen in de selectielijst anders dan:
– op basis van een hotspotanalyse,
– wijziging bewaartermijnen als gevolg van tussentijdse wijziging in regelgeving die nog niet verwerkt is de een update van de selectielijst,
– op basis van de informatie bij specifieke categorieën genoemd in de selectielijst. Bijvoorbeeld: cat. 8.1.1. (Wmo- voorziening)?

Ik zie die ruimte niet gelet op de tekst in de selectielijst 2020, pagina 5 (onderdeel “Lokaal aanvullen”).

De inzichten hierover verschillen.

Antwoord:

Kort antwoord: nee.

Er kan überhaupt nauwelijks van de selectielijst kunnen worden afgeweken. De hotspotmonitor en paragraaf 1.3 is eigenlijk de enige manier die een archivaris heeft om zaken een andere (permanente) bewaartermijn te geven. Andere wetgeving die specifieke bewaartermijnen opleggen, gaan altijd boven de selectielijst. De archivaris kan u er dan op wijzen dat de verkeerde termijn is gehanteerd. Dat is namelijk ook de taak die de archivaris heeft bij het beoordelen van de vernietigingslijst: het controleren of bewaartermijnen goed worden toegepast. Hij/zij zal dus ook opmerkingen kunnen maken dat de verkeerde selectielijstgrondslag is gehanteerd, wat eventueel zou kunnen leiden tot een andere bewaartermijn.

Een regel zoals die staat bij een WMO-voorziening (of zoveel langer als redelijkerwijs i.v.m. een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is) kan door een archivaris niet gebruikt worden. Dat heeft te maken met de persoonsgegevens in deze zaken. Een archivaris kan niet bepalen wat langer bewaard moet worden vanwege ‘een zorgvuldige uitvoering van hun taken’ . Dat kan alleen de vakafdeling. De archivaris kan natuurlijk wel laten navragen of dat het geval is.

Dat kan in andere gevallen ook voorkomen: de archivaris kan adviseren om zaken langer te bewaren omdat hij/zij twijfelt of de informatiewaarde vervallen is. Daarbij kan hij/zij dan alleen wijzen op bijzonderheden zoals dat bij bijvoorbeeld een WMO-voorziening bij de bewaartermijn staat.

In de praktijk zien we wel dat in sommige gevallen de bewaartermijn niet heel strak wordt gehanteerd en dat er keuzes worden gemaakt om zaken/dossiers langer worden bewaard omdat de archivaris dat adviseert. Technisch gesproken is dat niet correct, maar het gebeurt vaak uit praktische overwegingen.