SelectTool 2020

Beste Zaalberg,

Ik heb twee vragen wat betreft de toepassing van de selectielijst/selectietool.

In bijlage 8 van de selectielijst 2020 is de bewaartermijn van proces 8.1.2 gewijzigd van 15 jaar naar 20 jaar. Als ik in de selecttool kijk bij proces 8.1.2 is de bewaartermijn 15 jaar. Kunt u zeggen wat de juiste bewaartermijn is?

In bijlage 4 van de selectielijst is een lijst opgenomen met de blijvend te bewaren registers. Daarin staan o.a. de volgende twee registers:
• Gemeenschappelijke regelingen register
• AVG-verwerkingsregister
Kunt u aangeven welk proces ik kan koppelen aan deze twee registers?

Antwoord:

De SelectTool 2020 geeft voor resultaat 8.1.2 een bewaartermijn van 20 jaar (of zoveel langer als…….).
Kan het zijn dat u nog de SelectTool 2017 heeft? In dat geval kunt u de nieuwe versie downloaden van de site van de VNG (https://vng.nl/nieuws/selectielijst-2020-vastgesteld).

De processen die u aan het register ‘Gemeenschappelijke regelingen’ kunt koppelen, betreffen het instellen, wijzigen en beëindigen van een gemeenschappelijke regelingen. Deze processen vallen onder resultaten 1.2 en 1.3 van de Selectielijst.
In het AVG verwerkingsregister is in principe elke proces gekoppeld dat persoonsgegevens verwerkt. Er is daarom niet te verwijzen naar 1 resultaat uit de selectielijst. Daarom is het register ook opgenomen in bijlage 4. Bijlage 4 moet gezien worden als een extra verplichting die aan deelnemende organisaties wordt opgelegd om informatie (permanent) te bewaren.