Openbaarheid archiefbescheiden
Beste Zaalberg,
In 2013 zijn de archieven van Veendam – Wildervank 1767-1995 overgebracht naar de archiefbewaarplaats, toen is er een beperking van openbaarheid ingesteld op grond van artikel 15 Archiefwet en artikel 10 van het Archiefbesluit, voor een aantal dossiers, met name dossiers over de oorlog, koninklijke onderscheidingen etc. Deze beperking is voor 75 jaar opgelegd na sluiting van de dossiers. Mijn vraag is wanneer eindigt deze 75 jaar na sluiting van de dossiers ?
Ga je dan uit van datum overbrenging 2013, of het recentste stuk van een dossier. Kan het college deze beperking opheffen ? Moeten we dan nog nagaan of de gegevens nog levende personen kunnen schaden; met andere woorden moeten we nog nagaan of de mensen die in de dossiers genoemd staan nog in leven zijn ?
Antwoord:
De termijn van 75 jaar heeft betrekking op de looptijd van het dossier en niet het moment van overbrenging. Het college kan altijd besluiten om de openbaarheid op te heffen. Dit zal altijd in overleg moeten zijn met de gemeentearchivaris. Formeel is het beheer van het archief namelijk overgedragen aan de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris kan zelf ook in uitzonderlijke gevallen besluiten de beperking op te heffen.
Daarbij zijn twee mogelijkheden:
1. Het opheffen van de beperking: dat betekent dat iedereen inzage kan krijgen in de archieven
2. Het buitentoepassing verklaren van de beperking: alleen voor een verzoeker wordt de beperking opgeheven. Voor alle andere personen blijft de beperking bestaan.
Bij het opheffen van de beperking zal altijd moeten worden nagegaan welke persoonsgegevens bij zo’n besluit openbaar worden. Dat was al zo onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens en heeft met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nog meer aandacht gekregen. In sommige gevallen wordt al afgevraagd of de termijn van 75 jaar voldoende is. Formeel gesproken vallen namelijk persoonsgegevens van overleden personen niet meer onder de AVG. Er zijn echter al uitspraken over het openbaar maken van persoonsgegevens van overleden personen die (indirect) herleidbaar waren naar nog levende personen. Denk daarbij aan de discussie over het openbaar maken van gezinskaarten na 75 jaar. Hierbij werden gegevens van de kinderen van die gezinnen openbaar terwijl die nog in leven waren. Deze gegevens mogen, naar de laatste rechterlijke uitspraken, onder de AVG dus niet openbaar zijn.
Dit geldt voor alle persoonsgegevens in archieven. Elke keer dat gegevens openbaar worden gemaakt, dient een soort risicoanalyse te worden uitgevoerd waarbij wordt gekeken naar de aanwezige persoonsgegevens en de invloed dat het openbaar maken van die gegevens mogelijk heeft op levende personen.
In uw voorbeelden betekent dat dat de dossiers over koninklijke onderscheidingen bekeken moeten worden of daar persoonsgegevens in zitten die niet openbaar mogen worden gemaakt. Denk daarbij aan bijvoorbeeld politiegegevens, BSN-nummers en identiteitsgegevens. Voor dossiers uit de Tweede Wereldoorlog zijn voorbeelden bekend van gegevens over collaborateurs die niet openbaar worden gemaakt omdat kinderen van die collaborateurs daar tot op de dag van vandaag op worden aangesproken.
Kortom: u dient altijd een afweging te maken over de belangen van de betrokkenen als u persoonsgegevens openbaar wilt maken.