RMTool: inventariseren
Grip op je netwerkschijven: hoe de RMTool helpt om orde te scheppen in de chaos
Herkenbaar? Je weet dat er ergens op de netwerkschijf een belangrijk document staat, maar na tien minuten zoeken geef je het op en vraag je het nog maar eens aan een collega. Voor veel organisaties is dit dagelijkse kost. Bestanden worden gekopieerd, er ontstaan identieke documenten, oude versies blijven bewaard, en de mappenstructuur groeit uit tot een wirwar van mappen en documenten zonder duidelijke structuur.
Om weer grip te krijgen op je netwerkschijven en ervoor te zorgen dat informatie sneller vindbaar is, wat zowel de bedrijfsvoering als de duurzame toegankelijkheid van informatie ten goede komt, is het noodzakelijk deze netwerkschijven op te schonen. Om dit effectief aan te pakken, is het essentieel om eerst overzicht te krijgen in wat er op een schijf staat. Met behulp van de Records Management Tool is het mogelijk om snel en efficiënt één of meerdere netwerkschijven te inventariseren.
Waarom beginnen met inventariseren?
Je kunt pas opruimen wanneer je weet wat je in huis hebt. Met de RMTool inventariseren maakt onder andere inzichtelijk hoe groot de schijf is, welke informatie erop staat en waar de grootste knelpunten zich bevinden. Dit voorkomt dat informatie onnodig lang wordt bewaard en dat bij een migratie naar bijvoorbeeld Microsoft 365 onnodige ballast wordt meegenomen dan wel juist belangrijke informatie verloren gaat. Naast organisatorische verbeteringen leidt dit tot aanzienlijke ruimte- en kostenbesparingen en tot een substantiële reductie van het energieverbruik.
Wat kun je in kaart brengen?
Met de RMTool kunnen grote hoeveelheden data snel worden doorgelicht: van het aantal mappen en bestanden tot de totale omvang, dubbele en identieke documenten, lege of verouderde mappen en verschillende versies van bestanden. Deze en andere nuttige functionaliteiten kun je terugvinden in dit overzicht. Zo ontstaat een volledig overzicht van alle informatie op een schijf.
De kracht van een QuickScan door VHIC
VHIC kan voor organisaties ook zo’n inventarisatie uitvoeren met behulp van de RMTool. Door middel van deze zogenaamde QuickScan, een nulmeting, wordt een volledige mappenstructuur of netwerkschijf zorgvuldig geanalyseerd. Grote hoeveelheden data worden inzichtelijk gemaakt. Het proces wordt volledig door VHIC verzorgd, zodat uw organisatie wordt ontzorgd. De resultaten worden vastgelegd in een helder rapport met overzichtelijke tabellen en visualisaties, die direct duidelijk maken waar verbeter- en opschoningsmogelijkheden liggen.
Waarom met de RMTool inventariseren?
De RMTool maakt van een onoverzichtelijke mappenstructuur een helder plaatje. Dat scheelt tijd, frustratie en opslagruimte – en het legt een stevig fundament voor verdere opschoning of migratie.
Wil jij ook weten wat er écht op jouw netwerkschijven staat en hoe je die slimmer kunt inrichten? Neem contact met ons op voor meer informatie over de RMTool of voor een vrijblijvende demo. Samen zorgen we voor overzicht, grip en een toekomstbestendige informatiehuishouding.
Lees hier onze andere blogs over de RMTool
Wil je een van onze adviseurs spreken over de RMTool?
Stuur een mail naar info@vhic.nl of bel ons op 088-053 54 00, we helpen je graag verder!