Het schaap met de vijf poten
Vanuit mijn rol als opleidingsdirecteur hou ik de vacatures op het gebied van informatie- en archiefbeheer binnen de overheid goed in de gaten. Zo hou ik een actueel beeld van de profielen die in de markt worden gezocht en kan ik tegelijkertijd checken welke eisen er gesteld worden aan de kandidaten en of deze in lijn liggen met de kennis en vaardigheden die wij cursisten in de opleidingen van de VHIC Faculty aanbieden.
Wat mij hierbij opvalt zijn een aantal dingen. Ten eerste zie ik dat er veel vacatures uitstaan binnen ons vakgebied. Zondagavond alleen al vielen er een stuk of tien vacatures in mijn inbox. Deze trend is er al sinds eind vorig jaar, dus het aantal vacatures loopt op. Ten tweede worden veel vacatures opnieuw geplaatst – blijkbaar is het dus lastig om in de kleine vijver van vakgenoten een goede kandidaat te vinden. Ten derde valt me inhoudelijk op dat in de verschillende vacatures de lat ook wel heel hoog wordt gelegd. Iedereen is op zoek naar een communicatief sterkte kandidaat die pro-actief is, veel kennis heeft van verschillende gebieden (en niveaus – vaak zie je dat er een combinatie van operationeel en tactisch wordt gevraagd) en ook over de nodige jaren werkervaring beschikt. Het lijkt hierbij wel of we zo veel mogelijk kwaliteiten in een persoon/functie willen vangen. En daar ligt ook direct het probleem waardoor het zo lastig is geworden deze vacatures te vervullen. Schapen met vijf poten.. die zijn zeldzaam.
Daarbij kun je jezelf ook afvragen of een schaap met vijf poten het beste is voor de organisatie, want als het schaap gevonden is, hoe zorg je dan dat het niet weer op vijf poten ervandoor gaat naar de volgende uitdaging. De organisatie achterlatend met een groot gapend gat in kennis en ervaring. Daarnaast zie je dat sommige kennis maar op bepaalde momenten in het jaar nodig is, waardoor er op die momenten veel tijd verloren gaat om uit te zoeken ‘hoe het ook alweer moest’.
Binnen de overheid zien we toch een trend dat iedere organisatie – groot en klein – zoveel mogelijk zelf de kennis in huis wil hebben. Ook al is die kennis maar een paar uur per jaar nodig om de informatiehuishouding op orde te houden. Daarom zou ik ervoor willen pleiten dat organisaties kritisch blijven op wat ze daadwerkelijk in huis nodig hebben en wat efficiënter is om uit te besteden. Ook al gaat dat natuurlijk in tegen een andere wens van de overheid om het aantal externen terug te brengen. Het doel zou echter niet de aantallen moeten zijn maar de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie. Het kan immers ook goedkoper zijn om voor een aantal uur per jaar een externe in te huren voor bepaalde taken in plaats van iemand permanent toe te voegen aan de loonlijst.
VHIC heeft ook geen schapen met vijf poten in dienst. Wel experts op verschillende gebieden en verschillende niveaus die u kunnen ondersteunen op momenten dat u het nodig heeft. Hierbij kunt u denken aan: het helpen opzetten en uitvoeren van audits (denk aan de KPI rapportage), het actualiseren van de kennis en het coachen van uw team, het selecteren en waarderen van informatie in papieren en digitale bestanden voor overdracht, het opstellen van beleid en daarbij te formuleren instrumenten om medewerkers op weg te helpen etc. U kunt zelf kiezen welke expertise u nodig heeft en op welk niveau: van strategisch tot heel praktisch. Op het moment dat u het nodig heeft, bijvoorbeeld bij piekperiodes, bij jaarlijks terugkerende rapportages, bij ziekte of als u een grote opruimactie in uw organisatie wilt uitvoeren waarbij in korte tijd veel werk verricht moet worden. Wij stellen graag een deskundig team samen voor uw specifieke vraag om ondersteuning. Zo beschikt u altijd over de vijf poten van het schaap en hoeft u niet meer op zoek naar die ene speciale kandidaat die alles in zich heeft.
Een abonnement op de dienstverlening van VHIC is al beschikbaar vanaf een minimum afname van 10 werkdagen per jaar. Informeer vrijblijvend naar de vele mogelijkheden.
Tineke van Heijst, directeur VHIC