Werkarchief / emailboxen collegeleden

Beste Zaalberg,

Voorheen kregen we van een vertrekkende burgemeester een aantal dozen met daarin verslagen met aantekeningen en deze werden nog een tijd bewaard. Echter nu worden de aantekeningen in een software applicatie gemaakt en naast de vraag hoe we de aantekeningen uit het programma kunnen halen, is de vraag eigenlijk welke waarde hebben deze aantekeningen en hoelang is de bewaartermijn?

Ook vragen we ons af wat er moet gebeuren met de ingekomen en verstuurde email door de collegeleden? Uiteraard is het handig om deze een tijd te bewaren aangezien de nieuw collegelid hier ook op terug moet kunnen vallen maar wat is hiervan de bewaartermijn?

Antwoord: 

Aantekeningen in het algemeen hebben dezelfde bewaartermijn als de zaak waar de aantekeningen over gaan.

Als deze aantekeningen in papieren vorm zijn gemaakt, dan is dat uiteraard een lastig uitgangspunt, aangezien in één aantekeningenboekje opmerkingen over meerdere zaken worden gemaakt. Maar aangezien deze aantekeningen van de burgemeester waren zijn ze wel interessant om te bewaren.

De burgemeester wordt, net als wethouders, gezien als een sleutelfiguur binnen de gemeente. Correspondentie van sleutelfiguren van een organisatie komt in aanmerking voor permanente bewaring. Zij worden namelijk gezien als representanten van de organisatie en laten duidelijk zien hoe de organisatie met haar omgeving (burger, instellingen en bedrijven) communiceert.

Dat is de reden waarom in de nieuwe selectielijst E-mailbewaring (waarschijnlijk gaat deze in per 1 januari 2024) wordt gesteld dat e-mailboxen die van zogenaamde ‘informatieknooppunten’ zijn (Zie de systeemanalyse horende bij de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020) daarom permanent bewaard dienen te worden.

Voor aantekeningen in een systeem is dit uitgangspunt alleen haalbaar als er één document is waar deze aantekeningen zijn verzameld. In de regel is dat in een digitale omgeving niet zo. Aantekeningen worden meestal gemaakt bij het voorstel of het besluit waar de aantekeningen over gaan. Dat betekent dat u de aantekeningen niet meer los kan zien van de zaak waar de aantekeningen bij horen en dat er dus ook geen aparte bewaartermijn zal zijn. Aantekeningen die gaan over een te vernietigen zaak, zullen dus vernietigd worden als de bewaartermijn van de zaak is vervallen en aantekeningen horende bij een te bewaren zaak zullen dus permanent bewaard moeten worden.