Wat wel en wat niet vastleggen in een archiefsysteem

Beste Zaalberg,

Archiefwaardig komt niet voor in de Archiefwet en deze term roept is moeilijk uitlegbaar en daardoor verwarrend. Daarom een vraag over welke documenten we in het archiefsysteem vastleggen (recordness) en welke niet (non-recordeness) en hoe we hier voor de organisatie uitlegbaar mee omgaan. Ook in het kader van duurzaamheid over de hoeveelheid informatie die steeds meer wordt en impact heeft op het milieu.

Er zijn meerdere momenten die gaan over het beoordelen van de waarde van documenten: identificeren, waarderen en opschonen. De definitie van een document: Een door een orgaan, persoon of college opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college. Kortom alle documenten die ambtenaren uit hoofden van hun functie ontvangen, maken en versturen vallen onder de Archiefwet.

1. Dat betekent toch niet dat alles in een archiefsysteem dient te worden opgeslagen en aan de selectielijst onderhevig is?

Bij identificeren gaat het erom of een document dient te worden opgeslagen in het archiefsysteem. Echter is het niet reëel om alle documenten te identificeren als archiefbescheiden en in het archiefsysteem op te slaan. Hiervoor dient een organisatie zelf richtlijnen op te stellen.

2. Kan ik hierbij denken aan richtlijnen zoals?:
– Reclame en aanbiedingen waarop niet wordt ingegaan
– Privé / persoonlijke documenten (bijv. voorbereiding van je personeelsgesprek, informele berichten)
– Documentatie (t.b.v. kennisbank)
– Kopieën (bijv. het verspreiden van hetzelfde document aan meerdere ontvangers, zonder inhoudelijke toevoeging, bijv. persbericht, cc-mailing)
– Formele documenten zonder inhoud (afspraken, afspraakbevestigingen)

Antwoord: 

Archiefbescheiden worden conform artikel 1 van de archiefwet (art. 1c.) gezien als:

1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd;

Dat betekent dat alles wat de organisatie gebruikt om haar taken uit te voeren gezien wordt als archiefbescheiden, ongeacht de verschijningsvorm. Alle archiefbescheiden vallen onder de selectielijst. Om de selectielijst goed te kunnen uitvoeren, is het nodig dat informatie wordt geregistreerd. Op welke locatie (in welk systeem) dat gebeurt, is niet bepaald. Dat betekent in de praktijk vaak dat een organisatie meerdere systemen heeft, die archiefwaardig materiaal bevat. Zo zullen omgevingsvergunningen in een VTH-applicatie zitten en WMO-beschikkingen in en pakket voor het sociaal domein. U bent niet verplicht om alle informatie dus in het DMS of zaaksysteem te hebben. U bent wel verplicht om archiefwaardig materiaal in een systeem te hebben die geschikt is om informatie te beheren (bewaren/vernietigen, etc).

De enige informatie die niet archiefwaardig is, is informatie die de organisatie niet gebruikt om haar taken uit te voeren. U kunt dan inderdaad denken aan reclamemateriaal, kranten, tijdschriften etc. Documentatie is wel archiefwaardig als die documentatie wordt gebruikt om een zaak af te handelen. In de praktijk zien we de bibliotheekfunctie niet als een archief.

Persoonlijke aantekeningen van ambtenaren/medewerkers zijn archiefwaardig als deze aantekeningen gaan over zaken/dossiers die zij uitvoeren. Als het persoonlijke aantekeningen betreft over b.v. een beoordelingsgesprek is dat geen archief, want het maakt geen onderdeel uit van de gemeentelijke zaak.

Als voorbeeld: als een medewerker van de organisatie een beoordelingsgesprek heeft met iemand van HRM, maken de aantekeningen van de medewerker van HRM wel onderdeel uit van het gemeentelijk archief (want deze medewerker voert een gemeentelijke taak uit), de aantekeningen van de medewerker die het beoordelingsgesprek ondergaat niet.

Kopieën kunnen wel degelijk archiefmateriaal zijn (persberichten zijn nooit kopieën). U moet ervanuit gaan dat u in het archief moet kunnen nagaan wie welke informatie heeft ontvangen en wat die persoon/organisatie dan heeft ontvangen. Dat betekent dat u niet elke brief hoeft te bewaren als meerdere personen dezelfde brief hebben ontvangen, maar er dient dan wel een verzendlijst te zijn.

Aanbiedingen waar niet op wordt ingegaan, hoeft niet te worden geregistreerd als het ongevraagde aanbiedingen zijn. Als het gaat om offertes waar niet op wordt ingegaan, dienen deze wel worden geregistreerd omdat moet kunnen worden nagegaan hoe besluit is genomen waarbij gezien moet kunnen worden waarom een bedrijf een opdracht heeft gekregen en een ander niet.

In de regel dient u alles te bewaren/registreren waarover de organisatie eventueel verantwoording dient af te leggen. Dat kunnen dus ook afspraken en afspraakbevestigingen zijn.

Bijna alles valt daarmee onder de archiefwet, op een paar uitzonderingen na, en dient dus geregistreerd en ook officieel vernietigd te worden. Dit kan heel ver gaan en ook bijvoorbeeld mailboxen, agenda’s en databases bevatten. Dat levert in de praktijk nog wel eens lastige problemen op die we langzaamaan proberen op te lossen.

Het belangrijkste is gewoon dat u weet, waar informatie wordt opgeslagen, in welke systemen dat gebeurt, welke systemen geschikt zijn voor archiefbeheer en hoe deze informatie moeten worden beheerd (bewaard/vernietigd). Onder de Wet Open Overheid valt namelijk heel veel informatie waaronder ook aantekeningen van medewerkers onder de openbare informatie die door derden kan worden opgevraagd.