Wat moet er van de verschillende vergaderingen naar een e-depot?

Beste Zaalberg,

Bij het uitfaseren van een documentensysteem (2011-2018 gebruiksperiode) zijn de vergaderingen en de zaken geëxporteerd. Dit met bijbehorende documenten en metadata.

Wat voor ons op dit moment onduidelijk is wat wij voor welke vergadering moeten aanleveren aan het e-depot. het betreft een uitplaatsing, die gezien kan worden als vervroegde overbrenging. Er komen na de uitplaatsing geen documenten meer bij deze verzameling.

De soorten vergaderingen waar wij informatie over hebben zijn:
Raadsvergaderingen
College B&W vergaderingen
Presidium vergaderingen
Besluitvormingsvergadering
Informerende vergaderingen

Voor de raadsvergaderingen is het voor ons duidelijk wat wij moeten aanleveren. De agenda, het verslag, besluitenlijst en de bijbehorend documenten. De documenten voor de raad bevatten geen privacygevoelige informatie. Voor de andere vergaderingen is dit wel het geval.

Om duidelijkheid te krijgen wat er aangeleverd moet worden voor de andere vergaderingen is de selectielijst geraadpleegd en zijn wij uitgekomen op 19.1.6. Hier staat beschreven dat de agenda, besluitenlijst en het verslag aangeleverd moeten worden bij bestuurlijke besluitvorming.

Geldt deze 3 puntige opsomming(19.1.6) als aanlevering voor de andere vergaderingen? Of is er nog een uitsplitsing te maken in de onderdelen die
aangeleverd dienen te worden?

De onderdelen van de vergadering:
Agenda
Besluitenlijst
Verslag
Documenten (ondertekend / niet ondertekend)

Kunt u ons verder helpen in deze situatie?
Mogelijk met welke regelgeving/artikel/selectielijstnummer er van toepassing is op de uitvoeringsvorm per vergadering.

Antwoord: 

Voor raadsvergaderingen is het inderdaad duidelijk wat bewaard moet blijven. Wat ik nog mis zijn eventuele digitale opnamen van de vergaderingen waarvan ik vermoed dat deze niet in het zaaksysteem aanwezig zullen zijn.

Voor een collegevergadering zullen dezelfde documenten worden bewaard aangezien ook dat orgaan als besluitvormend wordt bestempeld.

Voor het presidium en de informerende vergaderingen geldt dat eigenlijk niet. Technisch gesproken hoeven deze op basis van 19.1.8 niet permanent bewaard te worden, al zal dit in de praktijk wel vaak gebeuren. Dan zullen alleen de agenda en de verslagen worden bewaard.

Voor ‘Besluitvormende vergaderingen’ is mij niet bekend wat dit precies inhoudt. Doel van de selectielijst is dat alle besluiten die van invloed zijn op de taakuitvoering van een gemeente permanent bewaard worden. Voor beleid met interne werking geldt dat niet, vandaar dat bijvoorbeeld MT-vergaderingen niet perse permanent bewaard hoeven te worden. U dient dus zelf te beoordelen of de besluitvormingsvergaderingen besluiten bevatten die niet in de raad zijn terug te vinden en daarom permanent bewaard moeten worden.

Tevens zie ik in uw lijst “documenten getekend/niet getekend’. Technisch gesproken hoort een getekend document niet thuis in een vergadering (tenzij het gaat over een besluitenlijst, motie of amendement). Een getekend document hoort altijd bij de zaak waar het document over gaat. Bijlagen in een vergadering zijn altijd de ongetekende (concept) documenten.