Wat is archiefwaardig?

Beste Zaalberg,

Bij onze gemeente, specifiek ons programma Wervengebied, zijn we aan het worstelen met de vraag wat nu precies archiefwaardig is. Ik kon het niet terugvinden in de Selectielijst, en ik ben erg benieuwd wat voor soort stukken, documenten hier onder vallen. Ik hoop dat jij me hier wat meer over kunt vertellen.

Antwoord: 

Onder ‘archiefwaardigheid’ is hier te verstaan de hoedanigheid dat informatieobjecten als archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, ongeacht of deze voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen of niet (bron: Breed).

Er is dus veel aandacht voor ‘archiefbescheiden’ en daardoor wordt het woord misleidend. Niet alles is ‘archiefwaardig’ maar zodra informatie wordt gebruikt in een proces of nog nodig is om een ander proces uit te voeren, zal het ook informatie zijn die de organisatie nodig heeft om te laten zien hoe een zaak of proces is uitgevoerd.

‘Archiefwaardig’ lijkt aan te geven dat informatie moet worden opgenomen in het archief. Dit leidt ertoe dat mensen vaak kijken naar de waarde van informatie en als de waarde (vrij) laag is, zien ze dat niet als informatie dat in een archief hoeft te worden opgenomen. Daardoor worden door veel medewerkers e-mails, concepten en aantekeningen buiten de aangewezen systemen bewaard, omdat zij dat als ‘niet archiefwaardig’ zien vanwege de lage informatiewaarde.

Dat is echter niet wat er bedoeld wordt. ‘Archiefwaardig’ moet men eigenlijk vertalen naar ‘informatie waarover de organisatie verantwoording moet afleggen’. De Woo hanteert het begrip ‘Document’ wat vertaald wordt als “een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2, eerste lid, opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college”. Dat kunnen formele documenten zijn, maar ook concepten, kladjes, aantekeningen, etc.

Bijna alle informatie is dus archiefwaardig. Alleen documenten zoals tijdschriften, kerstkaarten, reclame is niet archiefwaardig. ‘Archiefwaardig’ geeft aan dat het informatie betreft dat enige waarde heeft voor de organisatie en dus een bewaartermijn heeft (al kan die bewaartermijn heel kort zijn).

Ik verwijs ook naar onderstaande uitleg van Rienk Jonker:

https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/archiefwaardig-recordness-en-procesgebonden-informatie