Wanneer gebruik je te veel documenttypen?
Beste Zaalberg,
De gemeente waarvoor ik werk, is voornemens om bij de (her)inrichting van het zaaksysteem het aantal documenttypen terug te brengen naar drie (inkomend, uitgaand, intern). Men zegt daarmee te voldoen aan de TMLO, die het gebruik van documenttypes voorschrijft. Uiteraard voldoet men volgens mij dan sowieso niet aan de daarin geadviseerde NEN2084.
Ik begrijp dat deze inrichting voor veel beheer- en keuzegemak gaat zorgen, maar tegelijkertijd bekruipt mij het gevoel dat men zich hiermee ontzettend in de vingers snijdt. Alles staat of valt dan namelijk met de adequate omschrijving van de medewerker. Ook archief/IM ziet weinig bezwaren Hoe denkt u over het spanningsveld tussen teveel vs te weinig documenttypen?
Antwoord
Inkomend, uitgaand en intern dekt alle documenttypen af. Dus er is geen sprake van te weinig documenttypen. Het toepassen van specifieke documenttypen zorgt er voor dat je minder registratiekenmerken hoeft in te vullen. Ook heeft het voordeel als je gebruik maakt van documentsjablonen. Hoe meer specifieke documenttypen, hoe meer je gebruik kunt maken van specifieke documentsjablonen. Verder kun je met specifiekere documenttypen ook beter gebruik maken van de inrichtingsmogelijkheden van een zaaksysteem o.a. met business rules.
De meeste organisaties maken gebruik van een beperkte set documenttypen om de initiële inrichting van een zaaksysteem voor elkaar te krijgen. Een zogenaamde basisset van documenttypen (8-15 stuks) waarmee de meeste documenten geregistreerd kunnen worden. Denk aan agenda/memo/standaard brief/e-mail/college-, raads-, directievoorstel/verslag/notulen/etc en uiteraard ook inkomend, uitgaand, intern, om de rest van de documenten te kunnen registreren.
Daarna gaat men verder specificeren op documenttypen. Dit is mede afhankelijk van de wensen uit de organisatie. Waar je uiteindelijk naar toe wilt is dat je bij elk zaaktype genoeg documenttypen hebt zodat je 95% van alle documenten specifiek kunt registreren. Voor de overige 5% maak je dan gebruik van de categorieën inkomend, uitgaand, intern.
Je hebt ook te maken met het spanningsveld tussen DIV/Functioneel beheer en de eindgebruiker. De eindgebruiker heeft meer behoefte aan diversiteit in documenttypen dan DIV/Functioneel beheer.