Waardering informatienota’s circulaires

Beste Zaalberg,

Onlangs hadden ik en mijn collega’s een discussie wat betreft het waarderen van informerende stukken m.b.t. circulaires. In dit geval gaat het om bestuurlijke informatienota’s die naar commissies worden gestuurd om te informeren over de gevolgen van de mei-, september- of december circulaire van het Gemeentefonds voor onze gemeente. Welk zaaktype/ selectielijstnummer is wat u betreft het meest passend: ‘uitkeringen vanuit het Rijk (20 jr), ‘Intern informeren( 5 jr), of ‘Voor kennisgeving aannemen – financiële consequenties- (7 jr)?

Antwoord:

U dient te kijken naar het proces dat de gemeente uitvoert. In dit geval verwerkt een gemeente een circulaire waarin de wijzigingen in het gemeentefonds worden behandeld. Hierin staat niet de precieze uitkering die een gemeente krijgt.
Het betreft hier dus het verwerken van informatie met financiële consequenties (resultaat 19.1.1, V 7 jaar na afhandeling).
Eén van de handeling die bij het verwerken van deze circulaire moet gebeuren, is het informeren van de raad(scommissie). Dus binnen de zaak van het behandelen van de circulaire wordt een memo opgesteld. Die memo krijgt dan dus de bewaartermijn van het behandelen van de circulaire.
De memo komt echter ook in de vergadering van de raad(scommissie) terecht. Als onderdeel van die vergadering zal deze memo permanent bewaard worden. Maar als op zichzelf staand document valt de memo dus onder 19.1.1