Heeft u voorbeelden/uitgangspunten hoe een beleidsdossierstructuur vorm gegeven kan worden?

Beste Zaalberg,
Als informatiespecialisten hebben we al veel ervaring opgedaan met het digitaliseren van werkprocessen, zoals de WABO, alle APV-, Samenlevingsprocessen etc. Maar het beleid is nieuw voor ons. Zijn er voorbeelden/uitgangspunten hoe een beleidsdossierstructuur vorm gegeven kan worden, waarmee het hele Cluster Beleid kan gaan werken? Rekening houdend met het feit dat digitaal werken voor het Cluster nog in de kinderschoenen staat en rekening houdend met het bewaren en vernietigen?

Antwoord
In uw vraag geeft u aan dat al de nodige ervaring is opgedaan met het digitaliseren van diverse processen. In deze processen zult u ook gekeken hebben naar de stappen binnen het proces om het zaakdossier vorm te geven. Voor beleidsprocessen hoeft dat niet anders te zijn: op basis van welke stappen komt beleid tot stand en wat is de daarbij passende indeling? In het model-DSP zijn de volgende stappen opgenomen: initiatief – voorbereiding – formulering – besluitvorming.

In de inleiding op uw vraag geeft u aan dat het Cluster Beleid dezelfde indeling wil hanteren als op de G-schijf. Zij willen deze schijf ook behouden. Ons advies is altijd om de dossieropzet zo dicht mogelijk bij de beleving van de gebruiker te houden; als het Cluster een bepaalde opzet heeft en deze opzet is voor hen doelmatig en efficiënt, waarom zou je dit dan veranderen?

Ook geeft u aan dat de G-schijf omvangrijk is. U kunt overwegen om voor het beheer hiervan een hulpmiddel als de RMTool in te zetten. Aan de hand van deze tool kan de schijf worden geschoond, de mappenstructuur worden opgezet en beheerd.

Overigens gaat de nieuwe selectielijst ervan uit dat binnen werkprocessen geen selectie meer plaats hoeft te vinden. Dat zou de manier van dossiervormen kunnen vergemakkelijken, omdat u dan geen rekening hoeft te houden met te bewaren en te vernietigen stukken. Wij zijn hier geen voorstander van; wij vinden dat informatie die niet meer relevant is gewoon vernietigd moet worden. Hoe meer informatie er wordt bewaard, hoe hoger de kosten die hieraan verbonden zijn, nu en in de toekomst en hoe langer het duurt voordat u het bewuste document, waarnaar u op zoek bent, terug vindt.