Een nieuwe versie van de RecordsManagementTool, met focus op pre-ingest
De RecordsManagementTool (RMT) is al enige jaren op de markt. Dit najaar verschijnt een release met nieuwe functionaliteit. Voor zowel de Nederlandse als Vlaamse markt zijn er specifieke features aan de RMT toegevoegd die de ontwikkelingen volgen op het gebied van digitaal archiveren in de respectievelijke landen. Deze functionaliteit is zoals gebruikelijk ontwikkeld op basis van wensen en behoeften die spelen bij onze gebruikersorganisaties.
De meeste toegevoegde functionaliteit is toegespitst op het controleren en bewerken (pre-ingest) van digitaal archief voorafgaande aan de opname van digitale archiefbestanden in een e-depot.
Nieuw voor gebruikers in Nederland
Voor Nederland zijn de belangrijkste toegevoegde features:
• Controleren van metadata in een Excelsheet
• Aanpassen van metadata in een Excelsheet
• Identificeren van “toegestane” en “verboden” bestandsformaten op basis van het Pronom-register
Controleren van metadata in een Excelsheet
Wij merken dat archiefinstellingen van hun archiefvormers de metadata meestal in de vorm van Excelbestanden krijgen aangeleverd. Deze dienen dan samen met de dossiers en documenten in een e-depot te worden opgenomen. Dergelijke Excelbestanden kunnen vervolgens (ondersteund door de RMT) worden samengevoegd met de digitale dossiers en documenten tot een ToPX-sidecarstructuur. Zo ontstaan archiefpakketjes (in OAIS-termen: SIP’s) die in welk e-depot dan ook kunnen worden geplaatst.
Uit de praktijk blijkt dat archiefinstellingen dergelijke Excelbestanden willen kunnen controleren op een aantal aspecten zoals de aanwezigheid van kolommen, de volgorde van kolommen en de verplichte aanwezigheid van metadata.
Aanpassen van metadata in een Excelsheet
De metadata in Excelsheets voldoen in een aantal gevallen niet aan de afspraken mbt notatiewijzen. Dit geldt in het bijzonder voor dateringen. De RMTool is nu voorzien van nieuwe functies om notatiewijzen van dateringen geautomatiseerd om te zetten, maar ook om verkeerd weergegeven of omgezette diakritische tekens op te sporen en te corrigeren.
Identificeren van “toegestane” en “verboden” bestandsformaten op basis van het Pronom-register
Een wens die al wel langer speelt is het controleren van “toegestane” en “verboden” bestandsformaten op basis van het Pronom-register. Een organisatie kan in de RMT zelf instellen wat voor haar toegestane dan wel verboden bestandsformaten zijn. De RMT kan vervolgens controleren of deze bestandsformaten aanwezig zijn en ze signaleren. Hierop kan dan door de beheerder actie worden ondernomen.
Het Pronom-register wordt in Nederland als een de facto standaard toegepast voor het identificeren van bestandsformaten. Dit register wordt beheerd door The British National Archives (https://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx).
De controle op “toegestane” en “verboden” bestandsformaten is ingebouwd als een optionele functie binnen de ToPX-controlefunctie van de RMTool, maar is ook afzonderlijk uitvoerbaar zodat ook gebruikers van andere e-depots deze functionaliteit kunnen gebruiken.
Nieuw voor gebruikers in België
Ook in België zien we dat organisaties voor het permanent archiveren van hun documenten en dossiers gebruik maken van e-depots of digitale archieven die door een gespecialiseerd bedrijf worden aangeboden. In deze context is in Vlaanderen sinds 6 april het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) beschikbaar voor openbare besturen.
Met het oog op de verdere uitrol van DAV werden in de RMT enkele functionaliteiten ingebouwd voor het toevoegen van metadata en het aanmaken en controleren van een SIP (Submission Information Package).
Metadata
De bestaande metadatafunctie van de RMTool werd uitgebreid met een nieuwe functionaliteit om geautomatiseerd metadata te pushen naar dossiers of naar submappen van dossiers. Voor een archiefreeks als bouwdossiers betekent dit dat informatiebeheerders in één actie specifieke metadata kunnen registreren voor alle plannen (auteursrechten) of bezwaarschriften (openbaarheid).
Aanmaken van een DAV-SIP
DAV voorziet momenteel 3 methoden om digitale reeksen op te nemen. De RMTool ondersteunt momenteel de semi-geautomatiseerde invoer waarbij een ZIP-bestand bevattende de dossiers en een Excelsheet met metadata wordt opgeladen. Deze Excelsheet wordt samengesteld door de RMTool, hierbij volgende de principes van metadata overerving en geautomatiseerde registratie van metadata. Informatiebeheerders kunnen het basismetadatamodel van DAV mappen met hun eigen lokale metadatamodel of met metadata die de RMTool volledig automatisch registreert. Zo kan de RMTool de verplichte metadata voor DAV volledig automatisch genereren, wat heel veel tijd bespaart bij het voorbereiden van een overbrenging. Ook de metadata-extensies voor bepaalde reeksen worden door de RMTool ondersteund.
Controleren van een DAV-SIP
Na het samenstellen van de DAV-SIP kan die door de RMTool worden gecontroleerd alvorens op te laden in DAV. Zo kan de informatiebeheerder controleren of de Excelsheet met metadata correct is. De RMTool controleert onder meer op de aanwezigheid en de invulling van de verplichte metadata, de notatiewijze van datums, rijksregisternummers, KBO-nummers, OVO-codes, enz.
Deze nieuwe functionaliteiten werden succesvol getest door het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid Aansluitend worden deze geleverd aan de gebruikers met een onderhoudsabonnement. Voor organisaties die enkel de DAV-functionaliteiten wensen te gebruiken zal een light-versie van de RMTool worden aangeboden.
Aan de hand van feedback van gebruikers en in samenspraak met de Vlaamse Overheid zullen op regelmatige basis verdere verbeteringen worden aangebracht aan de DAV-functionaliteit van de RMT en de metadata-modellen.
Met andere worden: de RecordsManagementTool is een onmisbaar gereedschap voor iedereen die duurzaam digitaal wil archiveren!