Vervanging achteraf

Beste Zaalberg,

Bij onze gemeente hebben we vanaf 2020 een Handboek Vervanging. Echter we scannen onze ingekomen post via een 4-ogen principe sinds 2012 en deze zijn verwerkt via Kofax in het zaaksysteem Verseon (van Circle).
De originelen zijn in een zgn dagdoos opgeborgen.
In 2022 hebben we alle zaken van Verseon geconverteerd naar het RMA van Corsa. Alle de te vernietigen zaken zijn achtergebleven en via een vernietigingslijst opgenomen in een lijst in Corsa. Waar de bewaartermijn nog niet van verstreken was, is dus opgenomen in het RMA van Corsa.
Met de conversie is een testplan opgezet en uitgevoerd, en zijn er nog nacontroles in RMA Corsa geweest.
Daarnaast leert de ervaring dat stukken van 2012-2020 uit de dagdoos nooit meer opgevraagd worden, waarbij we er dus dan vanuit gaan, dat de scans en de conversie goed zijn gegaan.

Onze vraag is, hoe kunnen we deze dagdozen gaan vernietigen? We hebben dus al alles digitaal waardoor een retrospectieve vervanging eigenlijk niet aan de orde is.
Rekening houdend met onze werkwijze, op welke manier kunnen wij verantwoord de dagdozen van 2012 – 2020 vernietigen?

Antwoord:

Omdat uw handboek vervanging per pas 2020 is ingegaan, is papier leidend voor de periode 2012-2020. Technisch betekent dat dat ook van vernietigbare documenten de papieren versies bewaard dienen te worden. Het enige wat u kun doen, is in overleg treden met uw archivaris en dit issue bespreken. U kunt bijvoorbeeld vragen om het handboek vervanging met terugwerkende kracht ook van toepassing te laten verklaren op de vernietigbare documenten uit de periode 2012-2020. Misschien staat de archivaris toe om de papieren versie toch eerder te vernietigen.