Vervangen en bewaren/vernietigen constructieve berekeningen en tekeningen

Beste Zaalberg,

Er is een bestand gedigitaliseerd met constructieve berekeningen en tekeningen behorende bij bouwvergunningen, periode 1960 – 2010. Dit bestand bevat geen gewaarmerkte bijlagen . De organisatie waar ik werk heeft dit bestand laten digitaliseren en wil de analoge dossiers vernietigen (er is een vervangingsbesluit). De organisatie geeft aan dat deze stukken op termijn te vernietigen zijn en niet naar een E-depot hoeven te worden overgebracht. Hier twijfel ik over. In de praktijk blijven deze stukken vaak (langdurig) bewaard en is het beter om de stukken zodanig te digitaliseren zodat ze uiteindelijk naar een E-depot kunnen worden overgebracht. Wat vindt u?

Antwoord:

In de selectielijst 1996, actualisatie 2012 wordt onder categorie 3.6.2 gesproken over het permanent bewaren van gewaarmerkte en geannoteerde bouwtekening plus aanvraag.
Constructieve berekeningen en tekeningen worden daar gewaardeerd op V 1 jaar na sloop. In de huidige selectielijst (2017/2020) wordt dat onderscheid niet meer gemaakt.
Gevolg van het maken van onderscheid tussen de bouwvergunning en de constructieve berekeningen en tekeningen was dat gemeenten aparte series aanlegden van de constructieve berekeningen en tekeningen met het idee dat deze dan regelmatig konden worden gecontroleerd of deze nog actueel waren en te zijner tijd konden worden vernietigd.
Probleem is echter dat het vaak heel lastig na te gaan is wanneer de berekeningen geen waarde meer hebben. Zelfs als de oude gebouwen worden gesloopt en worden vervangen door nieuwbouw komt het regelmatig voor dat de nieuwe gebouwen worden gebouwd op de constructie van de gesloopte gebouwen. Hierdoor is het bepalen of berekeningen en tekeningen kunnen worden vernietigd, ontzettend lastig.
Met andere woorden: technisch gesproken zijn de berekeningen en tekeningen uit de periode 1960-2010 vernietigbaar en hoeven ze dus niet worden opgenomen in een e-depot voor permanent te bewaren bescheiden.
Praktijk leert echter dat dit soort bescheiden toch bewaard blijven. Dan moet u zich gaan afvragen wat het handigste is:
1. De bescheiden als permanent te bewaren bestempelen en toch overdragen of
2. De bescheiden nog steeds als vernietigbare bescheiden beschouwen en ze zelf beheren met als gevolg dat ze (nog heel lang) onder uw beheer zullen vallen.
Aangezien de huidige selectielijst het onderscheid tussen een bouwvergunning en de constructieve en statische berekeningen en tekeningen niet meer maakt, lijkt het verstandig om de oudere bescheiden op dezelfde manier te behandelen en ze permanent te bewaren.