Vernietigingstermijn inhuur personeel

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de vernietigingstermijn m.b.t. inhuur personeel. Valt de inhuur onder 16.1 of onder 17.1 Als het onder 16.1 valt en de inhuur gaat niet door dan zou de zaak 5 jaar moeten worden bewaard en als het onder 17. 2 niet aangesteld valt moet de zaak na 1 jaar worden vernietigd. Is dit niet vreemd omdat een open sollicitatie na 4 weken al moet worden vernietigd?

Antwoord:

De inhuur van een derde valt onder proces 16. De organisatie gaat namelijk een inkoopovereenkomst aan en geen arbeidsovereenkomst. Hierbij moet verwezen worden naar 16.2.1 V 1 jaar na afhandeling indien het over afgewezen offerte gaat (dit moet nog worden aangepast in het Model-DSP).

De bewaartermijn voor een afgewezen open sollicitatie stond in het inmiddels vervallen Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens. Daar stond een bewaartermijn voor afgewezen sollicitaties van 4 weken indien de organisatie geen toestemming had gevraagd om deze langer te bewaren. Dat geldt dus niet alleen voor open sollicitaties, maar ook voor ‘normale’ sollicitaties als reactie op een vacature. Indien de organisatie wel toestemming had tot langer bewaren, mocht de afgewezen sollicitatie 1 jaar bewaard worden (resultaat 17.2.2).
Het vrijstellingsbesluit is welliswaar vervallen, maar de bewaartermijnen uit het besluit zijn bewust door de adviescommissie Archieven van de VNG in de Selectielijst 2020 blijven staan, waardoor gemeenten deze termijnen moeten blijven hanteren.

Dat verklaart ook het verschil tussen de inhuur van een derde en sollicitaties: voor sollicitaties bestond een wettelijke termijn, voor de offertes voor het inhuren van derden niet. De offertes worden dus niet gezien als sollicitaties. Met oog op de AVG is dat geen probleem aangezien er in de offertes veel minder persoonsgegevens staan dat in een gemiddelde sollicitatie.