Vernietiging cliëntendossiers in verhouding tot Wbp en privacy
Beste Zaalberg,
Op de vernietigingslijst vermelden wij dat we cliëntdossiers vernietigen. Nu vraagt onze archiefdienst om een overzicht van deze cliëntdossiers. Deze cliëntdossiers zijn op termijn te vernietigen. We vragen ons af hoe het noemen van namen van cliënten op de vernietigingslijst zich verhoudt tot de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de privacy van betrokkenen? Bovendien is een vernietigingslijst blijvend te bewaren. Als we de archiefdienst zouden volgen, dan zou dat betekenen dat de persoonsgegevens van de cliënten voor altijd bewaard blijven, terwijl deze gegevens op termijn vernietigd behoren te worden.
Antwoord
Wij complimenteren u met de gehanteerde werkwijze en uw vraag hierover. Wij zijn het met u eens dat bewaring van de namen van de (ex)cliënten op gespannen voet kan staan met de huidige Wet bescherming persoonsgegevens en de toekomstige Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Archiefvorming is een van de uitzonderingsgronden die de AVG kent. Dat betekent dat de AVG, onder bepaalde voorwaarden, niet van toepassing is op archieven. Het lijkt gemakkelijk om een beroep te doen op deze uitzonderingsgrond. Toch zouden wij daar voorzichtig mee zijn. Het doel van de vernietigingslijst is om op vast te stellen welke (zaak)dossiers op een bepaald moment vernietigd kunnen worden. Daarvoor wordt de lijst voorgelegd aan diverse partijen, waaronder de archiefdienst. De vernietigingslijst wordt bewaard om, ook in de toekomst, terug te kunnen zien welk materiaal is vernietigd. Of ook in de toekomst nog inzichtelijk moet zijn van welke cliënten de dossiers zijn vernietigd? Wij denken van niet.
De privacy van de cliënten kan gewaarborgd worden door de vernietigingslijsten uit te zonderen van openbaarheid.
Ook zou u er voor kunnen kiezen de specificatie van de cliëntdossiers op termijn te vernietigen, bijvoorbeeld 7 jaar nadat de vernietigingslijst is goedgekeurd. Op de vernietigingslijst neemt u alleen op dat de daarvoor in aanmerking komende cliëntdossiers zijn vernietigd, eventueel voorzien van het aantal.
Deze manier van werken biedt de archiefdienst voldoende informatie om de vernietigingslijst goed te kunnen keuren.
Een andere optie is eventueel het pseudonimiseren van de vernietigingslijst. Wij vinden dit een te zwaar middel, gelet op het doel van de vernietigingslijst.