Vernietiging databases

Beste Zaalberg,

Voor fysieke vernietiging wordt een vernietigingslijst gemaakt. Maar hoe zit dat bij vernietiging van databases? Zijn er wettelijke vereisten voor wat beschreven moet worden op een vernietigingslijst voor een database? Of is het helemaal niet nodig een lijst te maken en volstaat een korte omschrijving bij de aanvraag voor vernietiging? (waarbij de onderbouwing voor vernietiging uiteraard wel vooraf is uitgezocht en in een rapport uitgewerkt).

Antwoord: 

De wet (specifieker art. 8 Archiefbesluit 1995) vereist een ‘specificatie van de vernietigde […] archiefbescheiden’.
Hoe die specificatie er concreet uit ziet (lijst, verzamelbeschrijving, oid) laat de wet aan de inschatting van de zorgdrager.
Dit geldt dus fysieke documenten en digitale informatie.
Een database is een verzameling van (digitale) archiefbescheiden en dient als zodanig ook vernietigd te worden. Dat betekent dat ook de vernietiging van een database moet worden opgenomen om een vernietigingslijst. Zeker als deze database persoonsgegevens bevat dient u zich te verantwoorden over de vernietiging van de informatie in die database. Om die verantwoording goed te kunnen afleggen dient de database en de informatie dat zich daarin bevindt goed beschreven te zijn.
U kunt dan denken aan de volgende metadata:
– Inhoudsomschrijving
– Periode
– Omvang (kb/mb)
– Eventuele classificering (archiefcode/zaaktype)
– Eventuele archiefvormende afdeling
– De bewaartermijn met de vernietigingsgrondslag
– Reden van vernietiging (indien dit anders is dan de bewaartermijn)
Hoe uitgebreid de inhoudsomschrijving ligt aan de inhoud van de database. De omschrijving moet duidelijk genoeg zijn om de verantwoording over de vernietiging te kunnen afleggen.