Vernietiging chatberichten

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over het vernietigen van whats app berichten De berichten worden van de mobiel gezet in het zaaksysteem. Dit betreft hier dan een kopie. Ze komen in 1 bulk in het zaaksysteem terecht, tenzij het formele informatie betreft dan wordt er een aparte zaak aangemaakt in het zaaksysteem of het wordt toegevoegd aan een zaak. Nu is mijn vraag mogen de originele berichten dan worden verwijderd van de telefoon? Of zou je dit moeten regelen in je handboek vervanging omdat je het origineel niet opslaat maar een kopie? 

Antwoord:

Technisch gesproken bewaart u inderdaad een kopie. Er is dus sprake van vervanging. Het beste kunt u in uw handboek vervanging de procedure opnemen voor het archiveren van de tekstberichten.
De telefoon is (uiteraard) geen archieflocatie. Indien u de gearchiveerde informatie vernietigt omdat de bewaartermijn is verstreken, dient u deze informatie te vernietigen zonder een spoor achter laten. Met andere woorden: indien de berichten uit het zaaksysteem/DMS verwijderd worden, dienen zij ook van de telefoon verwijderd te zijn.
In dit geval is dit lastig te realiseren: gebruikers willen (natuurlijk) graag hun berichten op hun telefoon houden om ze te kunnen terug vinden. Liever wilt u dat niet, maar u dient hier wel rekening mee te houden.
Het belangrijkste is dat u uw zaaksysteem of DMS aanwijst als locatie voor de archivering van de berichten.