Een nieuwe VHIC-cursus: Postbehandeling in eigentijds perspectief
In de loop van de afgelopen jaren zijn er veel vernieuwingen doorgevoerd in organisaties. Dit geeft soms een verwarrend beeld. Het komt voor dat niet alle informatie rondom de veranderingen wordt gedeeld. Zo is postbehandeling steeds belangrijker geworden als startpunt van het zaak- en projectgericht werken: hier wordt immers de basis gelegd voor het toekennen van metagegevens aan de hand waarvan informatie snel en trefzeker is terug te vinden. En hier gaan ook heel vaak dingen fout door onwetendheid.
Om de kennis van de medewerkers die aan de basis staan van de werkprocessen op te frissen en hen bewust te maken van de veranderingen die in de postbehandeling zijn ingezet met de consequenties, heeft VHIC een nieuwe cursus ontwikkeld: “Postbehandeling in eigentijds perspectief”.
Postbehandeling is een proces dat met de nodige zorgvuldigheid uitgevoerd dient te worden door iedereen die bij dit proces betrokken is. Er dienen goede procedures te worden opgesteld, er is bekwaam personeel nodig en goed werkende systemen.
Een van de belangrijkste elementen die bijdraagt aan een goede postbehandeling is dat medewerkers bewust moeten worden van het belang van een snelle en correcte doorgeleiding van een ontvangen poststuk, of dit nu via een postbus, tijdens een gesprek of via de elektronische post wordt ontvangen. Fouten in de afhandeling kunnen ernstige risico’s opleveren.
Een eerste voorwaarde is dus dat iedereen binnen de organisatie zich bewust is van het belang van een correcte postbehandeling, dat immers gelijk staat aan een correcte behandeling van een klant. Dit betekent ook dat de voorwaarden aanwezig moeten zijn om correct te kunnen handelen, zoals: een handzame procedure, opname van documenten in daartoe ingerichte systemen en het anticiperen op voorzienbare risico’s.
Een onzorgvuldige behandeling van zaken, waaronder de behandeling van inkomende, interne en uitgaande documenten, brengt voor de organisatie financiële en juridische risico’s met zich mee. Steeds moet in een organisatie bekend zijn waar een stuk in behandeling is, wie het behandelt, wat de context van het stuk is (tot welke zaak het behoort), wie bekend is met het afhandelingstraject en wie op welk moment een beslissing dient te nemen of heeft genomen.
Verder bieden overzichten van documentsoorten en -typen belangrijke managementinformatie over hoeveelheden, soorten en behandeltrajecten van de documentstromen. Op basis van deze gegevens kan worden gestuurd qua menskracht, inzet van overige middelen, het verbeteren van afhandelingsprocessen en het in de toekomst voorkómen van fouten.
De postregistratie biedt verder inzicht in hoe een organisatie registreert en archiveert: in welke systemen en of daarbij de gemaakte afspraken in acht worden genomen.
Wat zijn de consequenties van de AVG, de wijzigende archiefwetgeving, de wet open overheid en de aankomende wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer voor de postbehandeling? Moet worden geanticipeerd op het Toepassingsprofiel metadatering voor overheden? Wat zijn de laatste uitspraken van verschillende rechtsinstanties over de verzend- en ontvangsttheorie en in hoeverre verschilt de status van koeriersdiensten van PostNL? Vragen die in deze ééndaagse sneltreincursus worden beantwoord.
De training is bestemd voor medewerkers, die betrokken zijn bij een correcte afhandeling van de post binnen een organisatie. Alle elementen van het registratieproces worden behandeld.
Na deze cursus heeft u alle ins and outs van het postbehandelingsproces opgefrist en bent u weer eigentijds op het gebied van de postbehandeling. U kent de laatste wet- en regelgeving die op postbehandeling betrekking heeft. De aanbevelingen tot verbetering zijn door u per direct door te voeren in uw organisatie. Een digitaal naslagwerk maakt onderdeel uit van de training.
Meer informatie? Kijk op onze website.