Vernietigen van eenmalige evenementen

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over vernietigen. Ik ben bezig met de vernietigingslijst deze is door de organisatie gegaan en komt terug van een vak afdeling met de vraag of ik eenmalige aanvragen van evenementen, kermissen, markten etc…. verder in tijd wil zetten ivm het opstellen van locatieprofielen ze hebben de documenten daar voor nodig. Het betreft dossiers uit de periode 2020-2022.

In het kader van de AVG en archiefwet ben ik van mening dat ze vernietigd kunnen worden.

Graag ontvang ik van u een uitleg en reactie.

Antwoord:

Uw vraag is ook naar voorgekomen bij interviews en een enquête over de gemeentelijke selectielijst die in oktober en november 2024 zijn gehouden/uitgevoerd. Daarbij is de wens uitgesproken om met name evenementenvergunning langer dan 1 jaar te kunnen bewaren ivm dossieropbouw en het kunnen terugvinden van ‘oude’ veiligheidsplannen’ en eventuele incidenten.

De huidige selectielijst schrijft 1 jaar voor en technisch gesproken dient de organisatie zich daar ook aan te houden. In ieder geval dienen de persoonsgegevens dan vernietigd te worden zodat wordt gewerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Waarschijnlijk zal in een nieuwe selectielijst de mogelijkheid worden geboden om deze vergunningen 5 jaar te bewaren. Voorlopig is langer dan 1 jaar bewaren eigenlijk niet mogelijk, maar als u de persoonsgegevens verwijdert, loopt u minder risico’s als u toch besluit de vergunningen langer te bewaren.