Verhouding bewaartermijn kopie legitimatiebewijzen AVG / Archiefwet

Beste Zaalberg,

Volgens de AVG mogen we geen kopieën van legitimatiebewijzen bewaren. Ik hoorde dat dat conform de Archiefwet juist wel moet. Het gaat om een kopie die iemand van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID-bewijs) heeft gemaakt i.v.m. met een aanvraag bijzondere bijstand, Wmo etc.. Klopt het dat de kopie in het kader van de AVG geanonimiseerd kan worden maar nog niet verwijderd omdat bij de behandeling van een WMO aanvraag een kopie legitimatie 15 jaar als onderdeel van het dossier van belang blijft?

Antwoord: 

In de regel geldt dat een (kopie van een) ID-bewijs moet worden vernietigd zodra er geen grondslag is om deze te bewaren. Dit uiteraard in verband met de gevoeligheid van de gegevens die een ID-bewijs bevat.

Op het moment dat een gemeente de identiteit van een aanvrager heeft vastgesteld, is in bijna alle gevallen, de noodzaak om het ID-bewijs te bewaren, vervallen. Het feit dat de identiteit van iemand is gecontroleerd kan namelijk ook simpel worden vastgelegd door een vinkje in het systeem achter de check ‘is de identiteit van de aanvrager vastgesteld?’.

Het is dus niet zo dat een ID-bewijs in een dossier bewaard mag worden. Het is zelfs zo dat deze snel mogelijk na einde van de zaak vernietigd moet worden. Dat is vaak handwerk omdat er geen zaaksysteem bestaat waar automatisch op documentniveau vernietigd kan worden.