Toepassing selectielijst

Beste Zaalberg,

Vanaf de selectielijst 2017 bepaalt de startdatum van een zaak welke selectielijst van toepassing is.
Bij het toepassen van de voorgaande lijsten was de einddatum van een dossier bepalend voor welke lijst werd toegepast.

Maar, als een dossier in 2015 start en wordt afgesloten in 2018, welke selectielijst is dan van toepassing?
Waar is vastgelegd welke selectielijst in deze specifieke overgangssituatie, dient te worden gebruikt?

Antwoord:

Sinds de introductie van de selectielijst 2017 wordt een bewaartermijn toegekend op basis van een zaak. Een dossier is vaak een verzameling van een aantal zaken over één object of één onderwerp. Een persoonsdossier bestaat uit zaken over een aanstelling, ontslag, functioneringsgesprekken, ziektemelding, verlof, e.d. . Deze zaken kunnen allemaal een eigen bewaartermijn hebben. Sinds de selectielijst 2017 is het toepassen van één bewaartermijn op één dossier dus heel lastig.

Het betekent eigenlijk dat bepaalde informatie in een dossier of te lang of te kort wordt bewaard.

In uw geval heeft u een dossier met (waarschijnlijk) meerdere zaken en dus meerdere bewaartermijnen. Het is dan logisch en praktisch om het dossier te bewaren conform de informatie die het langst bewaard moet worden, al zal u op moeten passen bij informatie met bewaartermijnen die een wettelijk voorschrift hebben. Ook zijn persoonsgegevens uiteraard een aandachtspunt.

In wetgeving geldt in het algemeen dat indien u bijvoorbeeld een bouwvergunning aanvraagt in december 2016, de wetgeving van december 2016 geldt. Dat geldt technisch gesproken ook voor bewaartermijnen. Dat houdt in dat zaken die vóór januari 2017 zijn gestart technisch gesproken nog onder de selectielijst 1996 (actualisatie 2012) vallen. Zaken die na 1 januari 2017 zijn gestart vallen onder de selectielijst 2017.

Uw dossier heeft een looptijd van 2015 tot 2018. Indien in dit dossier meerdere zaken aanwezig zijn, kunnen dus beide selectielijsten van toepassing zijn.

In dit geval is het verstandig om de selectielijst 2017 te gebruiken omdat deze lijst de juiste wettelijke termijn uit deze tijdsperiode hanteert. U moet zich echter wel realiseren dat dit theoretisch niet helemaal klopt.

Welke selectielijst u hanteert op uw dossier, kunt u het beste bespreken met uw archivaris of tijdens het SIO.