Selectielijst
Beste Zaalberg,
Ik heb een vraag. Volgens de selectielijst moet een afgewezen verzoek om kwijtschelding na 1 jaar worden vernietigd. Nu wil een medewerker graag dat deze 5 jaar worden bewaard. Hij draagt de volgende argumenten aan:
• Het komt wel eens voor dat een belanghebbende voor het lopende jaar kwijtschelding heeft gekregen. Wanneer deze persoon voor de afgelopen jaren geen kwijtschelding heeft gehad is dit meestal een reden om bezwaar in te dienen. Hierdoor is het nodig om na te kunnen kijken of dit terecht is gebeurd.
• Belanghebbenden verwijzen wel eens terug naar eerder toegestuurde stukken. Het is klantonvriendelijk om deze stukken dan opnieuw op te vragen.
• Ik zie het verschil niet in de rechten van privacy/rechten van de aanvrager voor degene die wel kwijtschelding krijgen (7 jaar bewaartermijn?!). Overigens lijkt mij dat de archiefstukken toch goed beveiligd zijn.
Langer bewaren lijkt mij ook in strijd met de AVG. Wat zouden jullie adviseren en hebben jullie een idee hoe andere gemeenten hier mee om gaan?
Antwoord:
Bij het bepalen van de bewaartermijnen zoals opgenomen in de selectielijst is onder andere gekeken naar de risico’s die een gemeente loopt als zij informatie te lang of te kort bewaard. Eén van de risico’s die de gemeente loopt is uiteraard de AVG. De AVG zegt dat een gemeente informatie niet langer mag bewaren dan noodzakelijk en dat zij geen persoonsgegevens mag bewaren waar zij geen grondslag voor heeft.
In uw voorbeeld wordt een aanvraag voor kwijtschelding geweigerd. Bij het opstellen van de selectielijst is daarover gezegd dat de gemeente voor de stukken die in die zaak zitten veel risico loopt voor het onnodig bewaren van persoonsgegevens omdat in deze zaak veel financiële gegevens en gegevens over de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) zitten. Er is dus een korte bewaartermijn bepaald van 1 jaar omdat deze gevoelige persoonsgegevens zo snel mogelijk vernietigd moeten worden. Langer bewaren is, omdat hier geen grondslag voor is, in strijd met de AVG en ook in strijd met wetgeving aangezien de selectielijst wettelijk is vastgesteld.
Dat een jaar later de aanvrager opnieuw een aanvraag indient en dan misschien naar eerdere bewijsstukken verwijst en dat het klantonvriendelijk is om die opnieuw te vragen is bijzaak. Dit is één van de gevolgen van de AVG. Het bewaren van gegevens omdat deze situatie misschien voorkomt is gewoonweg niet mogelijk. Het gevaar dat gegevens dat onnodig te lang worden bewaard, is dan te groot.
Aangezien de bewaartermijn van een afgewezen aanvraag 1 jaar is, bestaat de zaak van de afgewezen aanvraag nog op het moment dat de aanvraag voor het nieuwe jaar binnenkomt. Gegevens van de eerste aanvraag kunnen dan eventueel nog worden overgezet naar de nieuwe aanvraag (met weer een nieuwe bewaartermijn), maar om dit te kunnen doen, moet daar dus wel weer een gegronde reden zijn. Dit mag bovendien niet de regel zijn, maar moet per geval bekeken of dit noodzakelijk is. 5 jaar bewaren is in ieder geval geen optie.
Indien een kwijtschelding wordt toegekend, heeft dat financiële consequenties voor de organisatie en dat is iets waar de gemeente zich over moet verantwoorden. Vandaar dat die stukken dan 7 jaar bewaard mogen worden: er is dan een wettelijke reden (grondslag) om deze gegevens te bewaren.
Beste Zaalberg,
Ik heb nog een vraag. Volgens de nieuwe selectielijst 6.1.4 moet je moties bewaren. Is dit ook van toepassing op een motie van een andere gemeente waarmee de gemeenteraad instemt of adhesie betuigt?
Antwoord:
Resultaat 6.1.4 gaat over ingewilligde moties of adhesiebetuigingen. Uw voorbeeld is een adhesiebetuiging. In de regel doet een gemeente er weinig mee. Die vallen dan onder resultaat 6.2 (1 jaar).
Adhesiebetuigingen waar wel op wordt ingegaan, moeten komen weinig voor. Vandaar dat deze onder 6.1.4 permanent bewaard dienen te worden.